Digitalisierung in Erlangen

Am 02. Mai 2022 ging die neue, technisch modernisierte und auf grafisch modern aufbereitete Version unserer städtischen Webseite www.erlangen.de online. Schwerpunkte des neuen Designs sind digitale Barrierefreiheit, Diversity und Flexibilität. Die umfassende und für Viele überwältigende Menüstruktur wurde durch eine zentrale Suchfunktion abgelöst. Nach der Eingabe des gewünschten Suchbegriffs werden alle Ergebnisse zu dem Thema aufgelistet und lassen sich nach Serviceleistungen oder Kontaktinformationen filtern. Zudem lassen sich alle Suchergebnisse nach Relevanz, Aktualität oder Alphabet sortieren.

Dreh- und Angelpunkt: Die Suchfunktion

Vom Aufbau her verfolgt die neue städtische Webseite ein Design ohne übergreifende Menüstruktur. Dieser Ansatz wurde gewählt, um die Navigation zu vereinfachen. An die Stelle des Menüs tritt eine zentrale Suchfunktion. Über das sehr präsente Suchfeld können Nutzer*innen unserer Webseite einfach und unkompliziert nach Stichworten suchen. Da es sich um eine gewichtete Volltextsuche handelt, werden nicht nur Überschriften, sondern auch alle Fließtexte aller Elemente auf erlangen.de nach dem entsprechenden Suchbegriff durchforstet. Die Suche gibt nach einen kurzen Augenblick alle Inhalte aus, die mindestens einen der eingegebenen Suchbegriffe enthalten. Außer, die Inhalte wurden vom jeweiligen Ersteller von der Suche ausgeschlossen.

Die Suchfunktion ist – anders als auf der Vorgänger-Webseite – komplett von großen Suchanbietern wie Google oder Bing abgekoppelt. Dadurch halten wir die für uns als Stadtverwaltung verpflichtenden Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) komplett ein. 

Zudem verzeiht die Suche auch eine gewisse Zahl an Rechtschreib- und Tippfehlern. So werden auch bei einem oder zwei vergessenen oder vertauschten Buchstaben dennoch die gewünschten Ergebnisse ausgespielt. Auch Groß- und Kleinschreibung müssen nicht beachtet werden. Das kommt der digitalen Barrierefreiheit zugute.

Digitale Barrierefreiheit

Dieses Thema spielte bei der Konzeption der neuen Webseite weine übergeordnete Rolle. Wir wollten von vornherein möglichst viele digitale Barrieren – also technische oder visuelle Schranken für bestimmte Personengruppen – komplett ausschalten. Wir verwenden daher beispielsweise nur in Ausnahmen PDF-Dateien, sondern stellen lieber die Inhalte direkt auf der Webseite ein. Zudem ist die ReadSpeaker-Software in die Seite eingebunden, die es Menschen mit Beeinträchtigungen beim Sehen oder Lesen erlaubt, sich die Inhalte der Webseite vorlesen zu lassen.

Entwicklung

Nach einem etwas zähen Start wurde die neue Webseite mit großen Einsatz des Webtechnik-Teams spürbar verbessert. Der Suche wurden wichtige Hintergrundfunktionen hinzugefügt, der Funktionsumfang für unsere Webredakteur*innen wurde erweitert und zahlreiche kleinere und größere Baustellen konnten im Hintergrund geschlossen werden. Zudem haben wir eine automatische Übersetzung der Website-Inhalte in andere Sprachen implementiert, die sich den KI-basierten Übersetzungsdienst DeepL Pro zu Nutze machen.

Geplant sind in Zukunft aktuell folgende Weiterentwicklungen:

• Mehrsprachigkeit ausbauen
• KI-Chatbot einführen
• Suchfunktion durch KI-Funktionen erweitern
• Suchfunktion weiter optimieren
• Nutzerfreundlichkeit verbessern
• Barrierefreiheit verbessern
• uvm.

Von vielen größeren Unternehmen und Websites kennt man sie bereits – die kleinen digitalen Helferlein, die Nutzer*innen geduldig und meist informativ all ihre Fragen beantworten. Auch die Stadt Erlangen möchte sich die Vorteile dieser KI-Assistenten zu Nutze machen, um Ihre Fragen künftig nicht nur zu unseren Öffnungszeiten, sondern rund um die Uhr präzise und schnell beantworten zu können. Keine Angst: Sie haben natürlich weiterhin die Möglichkeit, direkt zu einem Menschen Kontakt aufzunehmen.

Die Vorteile

• Erreichbarkeit – 24 Stunden, 7 Tage die Woche, unabhängig von den Öffnungszeiten und von der telefonischen Erreichbarkeit. Die KI hat dabei immer Zeit für Sie – egal, wie viele Menschen zeitgleich zu Ihnen eine Frage stellen.
• Fragen wie im Alltag – Sie können Fragen einfach in natürlicher Sprache formulieren und müssen nicht auf Tippfehler oder andere Kleinigkeiten achten. Wenn der Chatbot sich nicht ganz sicher ist, fragt er zur Not selbst bei Ihnen nach.
• Präzise Antworten – Die Antworten des KI-Chatbots sind darauf ausgerichtet, Ihre Frage stets möglichst zielführend und genau zu beantworten. Um die Transparenz der Antworten zu erhöhen, werden in der Regel sogar die für die Antwort verwendeten Quellen angegeben.
• Elegante Antworten – Die künstliche Intelligenz ist darauf trainiert, Ihnen stets gut formulierte, strukturierte und formatierte Antworten zu geben. Das Gute daran ist: Die KI hat keinen "schlechten Tag" oder zu viel zu tun. Sie ist immer voll und ganz für Sie da.
• Intelligente Mehrsprachigkeit durch KI – Stellen Sie Ihre Fragen in Ihrer Muttersprache, egal ob Deutsch, Englisch, Mandarin oder Arabisch. Die KI erkennt Ihre Frage in einer Vielzahl an unterstützen Sprachen und antwortet Ihnen automatisch in derselben Sprache.
• Selbstlernend – Durch Ihr Feedback (z.B. ein "Like" oder "Dislike") wird der Algorithmus des Sprachmodells trainiert. So verbessert sich kontinuierlich die Qualität der Antworten des Chatbots.

Erklävideo des BMI – "Was macht eigentlich das Onlinezugangsgesetz?"

Zum Video

Onlinezugangsgesetz – was ist das?

Kurz und bündig: Das Ziel des Onlinezugangsgesetzes (kurz: OZG) ist die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen zu ermöglichen oder zu verbessern.

Mit dem OZG, welches im Jahr 2017 in Kraft getreten ist und derzeit überarbeitet wird, soll die Digitalisierung in Deutschland strukturiert vorangetrieben werden. Ursprünglich sollten Bund, Länder und Kommunen bis Jahresende 2022 alle Verwaltungsleistungen in Deutschland über Verwaltungsportale auch digital anbieten und diese Portale zu einem Verbund verknüpfen. In Bayern übernimmt das Bayernportal als Drehscheibe diese Funktion.

Insgesamt gibt es in etwa 7.500 Verwaltungsleistungen, die im OZG-Umsetzungskatalog aufgeführt und zu rund 580 OZG-Leistungen in 14 unterschiedlichen Themenfeldern gebündelt werden. Bei der großen Zahl an Leistungen, die zu digitalisieren sind, kommen verständlicherweise vor allem kleinere Städte und Kommunen an Ihre Grenzen. Aber auch Großstädte können die große Menge an Änderungen nur mit Mühe bewältigen.

Mehr über das OZG und die im Februar 2024 beschlossenen Änderungen erfahren Sie auf der Webseite des Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) und im unten verlinken Erklärvideo.

OZG-Umsetzung bei der Stadt Erlangen

Um die Ziele des OZG umzusetzen, bietet die Stadt Erlangen bereits mehr als 350 Online-Dienste an, die im Serviceportal der städtischen Homepage oder im Bayernportal zu finden sind. Damit liegen wir in Bayern seit vielen Monaten auf Platz 1 und legen damit die Messlatte hoch. Und auch deutschlandweit sind wir kontinuierlich in den Top 10 vertreten – mit deutlichem Abstand zu den meisten anderen Großstädten.

Die Angebote unterscheiden sich im Umfang der Digitalisierung. Einfluss auf die Umsetzung haben zum Teil gesetzliche Vorgaben, aber auch Angebote von Softwarefirmen, Fallzahlen, Kosten und vieles mehr.

Ein Teil des Online-Angebots wird von externen Stellen bereitgestellt, der Großteil der Lösungen wird aktuell jedoch von der Stadt Erlangen selbst geliefert und in Zusammenarbeit mit einer interkommunalen Entwicklergemeinschaft umgesetzt.

Der Fortschritt in der Umsetzung ist auch abhängig von den verfügbaren Kapazitäten und den finanziellen Mitteln.

Einen Einblick in die Umsetzung des OZG in Bayern erhalten Sie auf der Webseite des Bayerischen Staatsministeriums für Digitales.

Bebauungspläne gibt es in jeder Gemeine oder Stadt. Sie regeln die Art und den Zweck der Bebauung von Grundstücken in einem bestimmten Bereich innerhalb der Gemeinde. In größeren Städten wie Erlangen geht die Zahl der Bebauungspläne innerhalb weniger Jahre in die Hunderten oder Tausenden. Was Jahrzehntelang in ausgedruckter Form auf Papier beim Amt für Stadtplanung und Mobilität angefordert werden musste, gibt es in Erlangen nun auch in digitaler Form.

2009 hat die Stadtverwaltung damit begonnen, Bebauungspläne inklusive deren Begründungen einzuscannen und und in digitaler Form verfügbar zu machen. Der Vorteil digitaler Bebauungspläne: Sie können jetzt  mit anderen Daten aus dem Geoinformationssystem (GIS) in einen Kontext gebracht, betrachtet und analysiert werden. So können nun Messungen von Flächen und Distanzen sowie Bilanzierungen von Flächen besser angefertigt und Konflikte sowie Abweichungen vom Bebauungsplan besser bemerkt werden. Der Gang zum Planschrank und das Hantieren mit großen Papierplänen entfällt dadurch. Die Begründungen zu einem Bebauungsplan wiederum lassen sich seit 2009 ebenfalls über einen Link digital abrufen.

Für Bürger*innen und Unternehmen hat das den großen Vorteil, dass nun auch eine schnelle Beratung am Telefon und Schreibtisch möglich ist. Das spart allen Beteiligten Zeit.

Inzwischen läuft natürlich auch die Erstellung von Bebauungsplänen auf Basis von georeferenzierten Daten digital ab. Dadurch sind neuere Bebauungspläne ohne großen Aufwand im Geoinformationssystem verfügbar.

Sie möchten mehr dazu wissen oder suchen nach einem ganz bestimmten Bebauungsplan? Über die folgenden Links kommen Sie direkt zu den Bebauungsplänen:

Verbindliche Bebauungspläne

Im Verfahren befindliche Bebauungspläne

Bereits seit mehreren Jahren baut die Erlanger Stadtverwaltung ihr digitales Dokumentenmanagementsystem Schritt für Schritt auf. Ende 2023 war es dann so weit: Im Dezember haben wir vollständig auf die digitale Aktenführung umgestellt. Damit setzt Erlangen einen weiteren Meilenstein in Sachen effiziente, papierarme Verwaltung und ist den meisten anderen Kommunen in Deutschland eine ganze Nasenlänge voraus.

Was ist digitale Aktenführung?

Nichts anderes als die Transformation von der gedruckten und in etlichen dicken Ordnern abgehefteten Papierakte hin zur volldigitalen Akte im Computer.

Warum tun wir das?

Das hat mehrere Gründe. Der übergeordnete Grund ist unser gesetzlicher Auftrag zur Aktenführung, den wir auch im digitalen Zeitalter weiterhin erfüllen müssen und wollen. Zudem passt die digitale Akte einfach besser in die heutige Zeit, zu unserer digitalen Arbeitsweise und unserer modernen Arbeitsumgebung.

Das war's schon?

Bei weitem nicht – ganz nebenbei erlaubt uns die digitale Aktenführung auch noch,

• Bearbeitungszeiten (zum Beispiel für Anträge) zu verkürzen
• Arbeitsabläufe zu digitalisieren
• in Teams gemeinsam auf die digital abgelegten Informationen/Akten zuzugreifen und 
• Medienbrüche abzubauen: War es lange Zeit noch notwendig, ein Dokument auszudrucken, abzuheften, später wieder einzuscannen oder zu fotokopieren, nimmt uns die digitale Aktenführung all das theoretisch papierlos und mit vergleichsweise wenigen Mausklicks ab. Das spart Zeit, die wir für unsere Bürger*innen zur Verfügung haben. Und nicht zu vergessen: Auch die Umwelt profitiert davon.

Die Informationssicherheit nimmt im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung im Privatbereich sowie auch in der Verwaltung, der zunehmenden Vernetzung und der steigenden Bedrohung durch Cyber-Angriffe einen immer höheren Stellenwert ein. Für die Stadt Erlangen ist es ein wichtiger Erfolgsfaktor, die Informationssicherheit aufrecht zu erhalten, um Ihre Aufgaben und Ziele erfüllen zu können.

Was ist Informationssicherheit?

Ziel der Informationssicherheit ist der Schutz vor unberechtigtem Zugriff, Missbrauch, Verlust oder Veränderung von Informationen (Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit). Dabei können die relevanten Informationen sowohl auf dem Papier, in den IT-Systemen oder auch in den „Köpfen“ gespeichert sein.

Ohne die erforderlichen Informationen können die Aufgaben einer Verwaltung, darunter die Bearbeitung von Anträgen unterschiedlicher öffentlicher Belange oder die Gewährleistung der öffentlichen Sicherheit und Ordnung durch die Abwehr von Gefahren, nicht ausgeübt werden.

Immer mehr Informationen werden automatisiert verarbeitet und alle wesentlichen Prozesse durch Informations- und Kommunikationstechnik (IuK-Technik) maßgeblich unterstützt. Eine funktionierende Verwaltung ist heute ohne elektronische Kommunikationsmedien und IT‐Verfahren undenkbar, was jedoch auch jede Menge Fehlerquellen und Angriffsflächen bietet.

Mehr als 2.000 Schwachstellen in Software-Produkten

Die Zahlen aus dem jährlichen Lagebericht des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) sind erschreckend. Demnach sei befallene oder manipulierte Software nach wie vor die größte Bedrohung. Pro Monat werden im Schnitt 2 Ransomware-Angriffe auf Kommunalverwaltungen oder kommunale Betriebe und 68 Angriffe auf Unternehmen bekannt. Und es ist eine ganze Menge an potentiell gefährlichen Softwareprodukten im Umlauf: Im Berichtszeitraum wurden im Schnitt mehr als 2.000 Schwachstellen in Softwareprodukten pro Monat bekannt – 15 Prozent davon wurden als kritisch eingestuft.

Die Ziele von Cyberangriffen sind vielfältig und hängen von den Motivationen der Angreifer ab. Während einige auf direkten finanziellen Gewinn abzielen, versuchen andere, geheime Informationen für Spionagezwecke zu sammeln oder kritische Infrastrukturen zu sabotieren. Und einige von Ihnen wollen sich einfach nur profilieren oder Spaß haben.

Wichtig ist, dass jeder Einzelne für seine Informationen und dessen Wahrung der Informationssicherheit verantwortlich ist. Das BSI ist nicht nur beratend für Staat und Verwaltung, Unternehmen und Organisationen, sondern auch für Verbraucher*innen tätig. Viele interessante Themen, Tipps und Informationen erhalten alle Bereiche auf den Internetseiten des BSI sowie auf dem BSI YouTube Kanal (aus Datenschutz-Gründen nicht verlinkt) und über den BSI Podcast „Update verfügbar“.