Was sind die Aufgaben der Datenschutzbeauftragten?

Stand: 12.02.2024

Zentrale Ansprechpartnerin für alle datenschutzrechtlichen Fragestellungen, die die Stadtverwaltung, den Gutachterausschuss für Grundstückswerte und den Zweckverband Stadt-Umland-Bahn Nürnberg-Erlangen-Herzogenaurach betreffen.

Seit dem Jahr 2000 ist Juliane Kreller bei der Stadt Erlangen beschäftigt, seit 2013 ist sie Leiterin des Rechtsamts. Damit kann die Juristin, die ihre Karriere als Richterin am Verwaltungsgericht Ansbach begann, nicht nur auf eine langjährige Berufserfahrung zurückblicken, sondern ist auch besonders mit kommunalen Strukturen und ihren Anforderungen an das Rechtswesen vertraut. Gleichzeitig ist Kreller städtische Datenschutzbeauftragte (DSB) und mit ihrem Team aus zwei Stellvertreterinnen für alle Fragen zuständig, die die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen durch die Stadtverwaltung betreffen ‒ sowohl für alle Mitarbeitenden der Verwaltung als auch für die Bürger*innen der Stadt. 

Rechtliche Grundlagen und Stellung

Kommunen sind gemäß Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) dazu verpflichtet, unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter*innen, eine*n DSB zu bestellen (Art. 37, Abs. 1, Buchstabe a) und die zugehörigen Kontaktdaten zu veröffentlichen. Kommunale DSB arbeiten mit der für sie zuständigen Aufsichtsbehörde pro Bundesland zusammen und sind für diese die Anlaufstelle. Die Aufsichtsbehörde für den Erlanger Datenschutz ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Prof. Dr. Thomas Petri, mit Sitz in München. Im Fall einer Datenpanne überprüft die DSB, ob diese der Aufsichtsbehörde gemeldet werden muss. Bei der Ausübung ihrer Tätigkeit untersteht die städtische Datenschutzbeauftragte direkt dem Oberbürgermeister. Sie ist allerdings weisungsfrei und nur dem Gesetz unterworfen.

Die Aufgaben der Datenschutzbeauftragten ...

... sind vielfältig und abwechslungsreich. Als Datenschutzbeauftragte der Stadt ist Juliane Kreller zentrale Ansprechpartnerin für alle datenschutzrechtlichen Fragestellungen, die die Stadtverwaltung, den Gutachterausschuss für Grundstückswerte bei der kreisfreien Stadt Erlangen und den Zweckverband Stadt-Umland-Bahn Nürnberg-Erlangen-Herzogenaurach betreffen. So berät sie die städtischen Dienststellen vom Ausländer- bis zum Tiefbauamt in sämtlichen datenschutzrechtlichen Angelegenheiten und überwacht die Einhaltung der Datenschutzvorschriften.

Portrait Juliane Kreller

DSB wirken an Projekten mit Datenschutzrelevanz mit, wie Dienstanweisungen, Geschäftsordnungen und anderen Richtlinien. Behördliche DSB sind auch an der Entwicklung von Formularen und Verfahren beteiligt, die personenbezogene Daten verarbeiten. Wofür die behördliche Daten schutzbeauftragte hingegen nicht zuständig ist, ist die Einhaltung des Datenschutzes durch weitere öffentliche und private Stellen (z. B. Dienststellen des Freistaates Bayern, Parteien, Vereine, privatwirtschaftliche Unternehmen). Aus Unkenntnis, auch aufgrund der Komplexität des Themas, landen dennoch immer wieder Anfragen bei kommunalen Datenschutzbeauftragten, die nicht in deren Zuständigkeit liegen. Ein Beispiel ist die Videoüberwachung. 


Videoüberwachung ‒ Zulässigkeit und Zuständigkeit

Immer wieder wenden sich Privatpersonen an die DSB, weil sie beobachtet haben, dass eine Privatperson oder ein Unternehmen eine Videoüberwachungskamera in ihrem Außenbereich installiert hat. Angefragt wird dann, ob dies zu lässig ist und ob man dagegen etwas tun könne. Hierfür ist die DSB der Stadt nicht zuständig. Ihr Zuständigkeitsbereich erstreckt sich nur auf den Einsatz von Videoüberwachungsanlagen der Stadtverwaltung. Die Voraussetzungen hierfür sind in Bayern in Art. 24 des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) geregelt. Für Videoüberwachung durch Unternehmen und Privatpersonen können sich Privatpersonen an das Bayerische Landesamt für Datenschutzauf sicht in Ansbach (https://www.lda.bayern.de/ de/thema_videoueberwachung.html) wenden. 

Beratung und Schulung von Mitarbeiter*innen

Neben der Sicherstellung der Schulung von Mitarbeiter*innen der Verwaltung gehört auch die Überprüfung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen zu den Aufgaben der DSB. Grundlage für die ordnungsgemäße Verarbeitung personenbezogener Daten durch Kommunen sind neben den allgemeinen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) vor allem das Bayerische Datenschutzgesetz (BayDSG) sowie spezialgesetzliche Regelungen. Kommunale DSB wie Kreller beraten darüber hinaus auch den Oberbürgermeister und Bürgermeister bei datenschutzrechtlichen Fragestellungen.

Ansprechpartnerin für die Bürger*innen

Als kommunale DSB ist Kreller auch Ansprechpartnerin für die Öffentlichkeit, etwa wenn es darum geht, Hinweisen und Beschwerden von Bürger*innen nachzugehen. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn beim Versand einer Einladung per E-Mail an mehrere Empfänger*innen ver sehentlich ein offener E-Mail-Verteiler genutzt wird, sodass alle Empfänger*innen die personalisierten E-Mailadressen der anderen sehen können. Nach innen wie nach außen liegt es im Aufgabenbereich von DSB für Transparenz zu sorgen. Etwa indem sie darauf achtet, dass die Datenschutzhinweise von den einzelnen Fachbereichen erstellt und auf der Internetseite der Stadt eingestellt werden.

Drei Fragen zum Datenschutz 

Mit welchen Datenschutzthemen befassen Sie sich hauptsächlich?
Juiane Kreller: „Derzeit liegt der Fokus vor allem auf der fortgesetzten Digitalisierung der Verwaltung. Dabei geht es vor allem um die Frage, wie die personenbezogenen Daten von Bürger*innen und Beschäftigten wirksam geschützt werden können und was beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz zu beachten ist.-- der Datenminimierung. Dabei gilt es, mit der Verarbeitung personenbezogener Daten mög lichst sparsam umzugehen: Es sind nur so viele Daten zu erheben, wie für eine Verarbeitung be nötigt werden. So wäre es beispielsweise unzu lässig, das Geburtsdatum einer antragstellen den Person in einem Baugenehmigungsantrag abzufragen, weil dies hierfür nicht erforderlich ist. Auch braucht man bei der Anmeldung zu einem Newsletter nicht die Wohnanschrift der betroffenen Person. Ein weiterer wichtiger As pekt des Datenschutzes liegt darin, dass die personenbezogenen Daten nur so lange ge speichert werden dürfen, wie dies für die ver folgten Zwecke notwendig ist."

Welche Aspekte beim behördlichen Datenschutz finden Sie besonders wichtig?
Juiane Kreller: „Es werden nicht „die Daten“ geschützt, sondern die jeweilige Person, die hinter den Daten steht. Dieser Schutz folgt aus dem Grundrecht jeder einzelnen Person auf „informationelle Selbst bestimmung“. Wichtig ist auch der Grundsatz der Datenminimierung. Dabei gilt es, mit der Verarbeitung personenbezogener Daten möglichst sparsam umzugehen: Es sind nur so viele Daten zu erheben, wie für eine Verarbeitung benötigt werden. So wäre es beispielsweise unzulässig, das Geburtsdatum einer antragstellen den Person in einem Baugenehmigungsantrag abzufragen, weil dies hierfür nicht erforderlich ist. Auch braucht man bei der Anmeldung zu einem Newsletter nicht die Wohnanschrift der betroffenen Person. Ein weiterer wichtiger Aspekt des Datenschutzes liegt darin, dass die personenbezogenen Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie dies für die verfolgten Zwecke notwendig ist."

Datenschutz ist nicht gleich Datenschutz Wie gehen Sie mit Anfragen um, die berechtigt sind, aber irrtümlich bei Ihnen landen?
Juiane Kreller:In dieses Fällen gebe ich Rückmeldung an die anfragende Person und teile grundsätzlich auch mit, an wen bzw. welche Be hörde sie sich mit ihrem Anliegen wenden kann."

Text: Katharina Zeutschner
Foto: Doneff

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Datenschutzbeauftragte

Datenschutzbeauftragte: Juliane Kreller

Die Datenschutzbeauftragte der Stadt Erlangen ist für alle Fragen zuständig, die die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen durch die Stadt Erlangen betreffen. Für die Einhaltung des Datenschutzes durch andere öffentliche und private Stellen (zum Beispiel, Polizei, Banken, Versicherung) sind die Datenschutzbeauftragten der jeweiligen Behörde oder des jeweiligen Unternehmens zuständig. Bei Fragen zur Videoüberwachung durch Unternehmen oder Privatpersonen wenden Sie sich bitte an das zuständige Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (https://www.lda.bayern.de/de/thema_videoueberwachung.html).

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