Herzlich willkommen bei der Stadt Erlangen!
Liebe Kolleg*innen,
die Stadt Erlangen freut sich sehr, Sie in unserer Stadtverwaltung begrüßen zu dürfen und wünscht Ihnen einen guten Start sowie viel Freude und Engagement bei der Ausübung Ihrer neuen Tätigkeiten.
Für alle Fragen und Wünsche im Zusammenhang mit Ihrer Einstiegsphase und Ihrer Einarbeitung stehen Ihnen jederzeit Ihre direkten Führungskräfte sowie die Kolleg*innen des Personal- und Organisationsamtes zur Verfügung.
Anhand der folgenden Informationen und Unterlagen möchten wir Ihnen einen ersten Überblick über Ihre neue Arbeitgeberin bzw. Dienstherrin und Ihren neuen Arbeitsplatz sowie mögliche dienstliche Ansprechpersonen verschaffen. Bitte beachten Sie darüber hinaus die zahlreichen zusätzlichen Informationen und Vordrucke in den themenorientierten Bereichen unseres Intranets, welche bei diversen Fragestellungen hilfreiche Auskünfte und Informationen bereithalten.
- Organigramm der Stadt Erlangen – Geschäftsverteilungsplan
- Wegweiser für neue Mitarbeiter*innen
- Informationen über die Personalvertretung sowie die Schwerbehindertenvertretung – Begrüßungsschreiben sowie Verzeichnis der Personalrät*innen
- Mobilitätsmappe – interessante und nützliche Informationen für Ihr Ankommen und Ihre Mobilität in der Stadt Erlangen
Beamt*innen sowie Beschäftigte des öffentlichen Dienstes sind gleichermaßen zur Wahrung der freiheitlich demokratischen Grundordnung im Rahmen des Grundgesetzes – GG – und der Bayerischen Verfassung – BV – verpflichtet und dementsprechend zu vereidigen. Bitte erkundigen Sie sich unmittelbar nach Arbeits- bzw. Dienstantritt bei Ihrem Vorgesetzen nach einer zeitnahen Vereidigung und einer entsprechenden Verpflichtung auf die verfassungsrechtlichen, gesetzlichen und tariflichen bzw. innerstädtischen Regelungen.
- Alle relevanten Unterlagen sowie zusätzliche Informationen können Sie nach Ihrem Dienstantritt im Intranet unter Personal&Orga / Arbeitsplatz / Vereidigung & Verpflichtung entnehmen.
Bereits bei der Anbahnung Ihres Beschäftigungs- bzw. Dienstverhältnisses zur Stadt Erlangen haben Sie uns Ihre Verfassungstreue sowie die Abkehr von scientologynahen Organisationen bestätigt. - Alle relevanten Hintergrundinformationen können Sie nach Ihrem Dienstantritt im Intranet unter Personal&Orga / Arbeitsplatz / Verfassungstreue & Scientology entnehmen.
Zudem wurden Sie von uns aufgefordert im Rahmen Ihrer Einstellung ein Führungszeugnis im Personal- und Organisationsamt vorzulegen. - Alle relevanten Hintergründe können Sie nach Ihrem Dienstantritt im Intranet unter Personal&Orga / Arbeitsplatz / Vorlage von Führungszeugnissen entnehmen.
- Sie können die entsprechenden Datenschutzinformationen und –hinweise jederzeit nach Ihrem Dienstantritt im Intranet unter Personal&Orga / Arbeitsplatz / Datenschutzhinweise einsehen.
Die detaillierten Datenschutzhinweise nach Maßgabe von Art. 13 und Art. 14 der Datenschutzgrundverordnung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Beschäftigungs- bzw. Dienstverhältnisses haben Sie bereits vor Vertragsunterzeichnung bzw. vor Versetzung/Ernennung erhalten.
Einen Leitfaden bzw. eine Checkliste für das Ankommen und den Einarbeitungsprozess bei der Stadt Erlangen finden Sie ebenfalls im Intranet unter Personal&Orga / Personalentwicklung / Einführung neuer Mitarbeiter*innen.
Alle für den erfolgreichen Abschluss Ihres Einstellungs- bzw. Ernennungs-/Versetzungsverfahrens notwendigen Dokumente und Unterlagen sowie wichtige Informationen zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs und zu den Zuschussmöglichkeiten der Stadt Erlangen bzw. zur Verfügbarkeit des VGN-Firmenabos können Sie – den jeweiligen Statusgruppen entsprechend – den folgenden Artikeln entnehmen sowie nach Ihrem Dienstantritt zusammengefasst im Intranet unter Personal&Orga / Arbeitsplatz / Einstellungsunterlagen einsehen.
Bitte senden Sie zur Vervollständigung Ihrer Personalunterlagen die nachfolgend aufgeführten Dokumente vollständig ausgefüllt und unterschrieben bis spätestens zwei Wochen nach Vertragsunterzeichnung bzw. unmittelbar nach Dienstantritt an das
Personal- und Organisationsamt
Abteilung Organisation und Personalwirtschaft – Abt. 112
Werner-von-Siemens-Straße 61
91052 Erlangen
Für Fragen stehen Ihnen die Kolleg*innen des Personal- und Organisationsamts gerne zur Verfügung.
Tarifbeschäftigte
- Personalbogen
Bitte füllen Sie den Personalbogen wahrheitsgemäß aus und bestätigen Sie die Richtigkeit mit Ihrer Unterschrift.. - Ergänzungsfragebogen für die Gehaltsabrechnung
Bitte achten Sie auf eine korrekte Angabe der abrechnungsrelevanten Daten, um eine zeitnahe Ausbezahlung Ihrer Dienstbezüge sicherzustellen.. - Urlaubsbescheinigung
Falls Sie im laufenden Kalenderjahr/unterjährig zur Stadt Erlangen wechseln, bitte diese Bescheinigung ausfüllen und den aktuellen Urlaubsanspruch von Ihrem ehemaligen Arbeitgeber bestätigen lassen. - Antrag und Merkblatt auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
Bitte nur ausfüllen, wenn Sie geringfügig beschäftigt sind (weniger als 450,01 Euro) und sich von der Rentenversicherungspflicht befreien möchten. - Antrag auf Steuerbefreiung
Bitte nur ausfüllen, wenn Sie bei der Stadt Erlangen nebenberuflich pädagogisch tätig sind. Gleichzeitig darf Ihre individuelle Arbeitszeit maximal ein Drittel der regelmäßigen Arbeitszeit betragen (in der Regel nicht mehr als 13 Wochenstunden). - Anzeige einer Nebentätigkeit sowie Merkblatt zur Anzeige von Nebentätigkeiten bei Tarifbeschäftigten
Bitte zwingend ausfüllen, wenn Sie neben Ihrer Tätigkeit bei der Stadt Erlangen einer weiteren bezahlten Tätigkeit nachgehen (gilt auch bei Übungsleiterpauschale). - Anamnesebogen
Bitte den Anamnesebogen vollständig ausfüllen und zur Einstellungsuntersuchung bei unserer Betriebsärztin mitbringen. Ihre Angaben unterliegen selbstverständlich der ärztlichen Schweigepflicht. - Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz - IfSG
Gilt für alle Beschäftigten im Sozial- und Erziehungsdienst. Bitte bringen Sie den Vordruck bei einem entsprechenden Hinweis in Ihrem Anschreiben zu dem vereinbarten Termin bei unserer Jugendamtsärztin mit. Sie erhalten von ihr eine aktuelle Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz. - Fragebogen Scientology
- Niederschrift über die Vereidigung und Verpflichtung und Merkblatt zur Niederschrift
- Verfassungstreue innerhalb Bayern
Beamte
- Personalbogen
Bitte füllen Sie den Personalbogen wahrheitsgemäß aus und bestätigen Sie die Richtigkeit mit Ihrer Unterschrift. - Ergänzungsfragebogen für die Gehaltsabrechnung
Bitte achten Sie auf eine korrekte Angabe der abrechnungsrelevanten Daten, um eine zeitnahe Ausbezahlung Ihrer Dienstbezüge sicherzustellen. - Anmeldung beim Bayerischen Versorgungsverband
Im Hinblick auf Ihre Anmeldung beim Bayerischen Versorgungsverband möchten wie Sie bitten, den Werdegang Nr. 69 vollständig auszufüllen und zeitnah an das Personal- und Organisationsamt zurückzusenden. - Urlaubsbescheinigung
Bitte lassen Sie anhand dieser Bescheinigung Ihre bestehenden Urlaubsansprüche von Ihrem vorherigen Dienstherren bestätigen. - Zuordnung von Kindererziehungszeiten – Erklärung sowie Merkblatt
Bitte zur Vermeidung von Doppelanrechnungen bei den Kindererziehungszeiten ausfüllen. - Familienbezogene Entgeltbestandteile
Bitte füllen Sie zur Prüfung des Orts- und Familienzuschlages die OFZ-Erklärung aus.
Sollte es in der OFZ-Erklärung gefordert sein, füllen Sie bitte zusätzlich die E-Erklärung bzw. die F-Erklärung aus. - Antrag auf Genehmigung einer Nebentätigkeit
Bitte zwingend ausfüllen, wenn Sie neben Ihrer Tätigkeit bei der Stadt Erlangen einer weiteren bezahlten Tätigkeit nachgehen (gilt auch bei Ehrenamts- und Übungsleiterpauschale). - Anzeige eines Ehrenamtes sowie einer Vormundschaft, Betreuung oder Pflegschaft
Bitte zeigen Sie sämtliche Ehrenämter sowie die unentgeltliche Führung einer Vormundschaft, Betreuung oder Pflegschaft für einen Angehörigen dem Personal- und Organisationsamt an. - Fragebogen Scientology
- Niederschrift über die Vereidigung für Beamt*innen
Datenschutzhinweise
Datenschutzhinweise zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Beschäftigungsverhältnisses nach Maßgabe von Art. 13 und Art. 14 Datenschutzgrundverordnung
1. Verantwortlich für die Datenerhebung ist
Stadt Erlangen Adresse: Rathausplatz 1, 91052 Erlangen Telefon: 09131 86 - 0 Email: stadt@stadt.erlangen.de
2. Unsere Datenschutzbeauftrage können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen
Beauftrage für den Datenschutz Adresse: Rathausplatz 1, 91052 Erlangen bei der Stadt Erlangen Telefon: 09131 86 - 2321 bzw. - 2273 Email: datenschutz@stadt.erlangen.de
3. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Die Datenverarbeitung erfolgt zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalverwaltung und der Personalwirtschaft.
Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. b bzw. c der Datenschutz-grundverordnung – DSGVO – in Verbindung mit Art. 145 Abs. 2 und Art. 103 des Bayerischen Beamtengesetzes – BayBG – und Art. 8 Abs. 1 Nr. 2 des Bayerischen Datenschutzgesetzes – BayDSG.
4. Empfänger von personenbezogenen Daten
Innerhalb der Stadt Erlangen werden Ihre personenbezogenen Daten an die entsprechenden Stellen und Personen übermittelt, welche zwingend zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses beteiligt werden müssen. Dies sind insbesondere die Personalverwaltung, die zuständigen Fachabteilungen sowie die Personalvertretung, die Schwerbehindertenvertretung, die Gesamtjugend- und Auszubildendenvertretung und die Gleichstellungsbeauftragte.
Darüber hinaus erfolgt eine Weitergabe an externe Stellen, soweit die Weitergabe der Daten jeweils erforderlich ist. Dies beinhaltet insbesondere die Weitergabe von Daten an den Bayerischen Kommunalen Prüfungsverband, den Bayerischen Versorgungsverband, die entsprechenden Sozialversicherungsträger, die Zusatzversorgungskasse, das Finanzamt, das Inklusionsamt, die Bundesagentur für Arbeit, das Gewerbeaufsichtsamt, den IT-Dienstleister KommunalBiT AöR und die Servicetechniker sowie den Systembetreuer.
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland erfolgt nicht.
5. Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten
Ihre Daten werden so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungs-fristen nach Maßgabe von Art. 110 BayBG im Beamtenverhältnis bzw. bei sonstigen Beschäftigungs- und Ausbildungsverhältnissen in analoger Anwendung des Art. 110 BayBG für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
6. Betroffenenrecht
Weiterhin informiert die Stadt Erlangen über die Ihnen zustehenden Rechte nach der DSGVO:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie gemäß Art. 15 DSGVO das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten.
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen nach Maßgabe von Art. 16 DSGVO ein Recht auf Berichtigung zu.
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen, vgl. Art. 17, 18 und 21 DSGVO.
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gemäß Art. 20 DSGVO gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu.
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die Stadt Erlangen, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz. Diesen können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:
Der Bayerische Landesbeauftrage Adresse: Postfach 22 12 19, 80502 München für den Datenschutz – BayLfD – Telefon: 089 21 26 72 - 0 Wagmüllerstraße 18 Telefax: 089 21 26 72 - 50 80538 München E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de Internet: www.datenschutz-bayern.de
Für Rückfragen zum Datenschutz im Rahmen Ihres Beschäftigungsverhältnisses steht Ihnen das Personal- und Organisationsamt unter T. 09131 86 - 2423 gerne zur Verfügung.