Файловые структуры, базы данных, электронные файлы - письменные материалы, созданные государственными органами и частными лицами в конце XX и XXI веков, значительно отличаются от традиционных бумажных документов, с которыми архивы имели дело в основном в прошлом. То, что раньше было аналогом в виде индексных карточек, книг и папок с документами, теперь можно найти в двоичном коде в недрах частных компьютеров или муниципальных серверных систем. Таким образом, физическая структура документов за последние десятилетия претерпела значительные изменения. Однако самая главная задача архивов осталась прежней: постоянное хранение административных документов и связанная с этим правовая защита архивных организаций и частных лиц.
Обеспечение пригодности цифровых документов к использованию в течение десятилетий или даже столетий представляет собой особую проблему, особенно в период все более быстрого технического прогресса. Чтобы решить эту задачу, городской архив Эрлангена после многолетней подготовительной работы с 1 апреля 2023 года начал продуктивную эксплуатацию цифрового решения для долгосрочного архивирования "DiPS.kommunal". Этот пакет прикладных программ находится в ведении Архивного управления Вестфалии LWL, Управления по обработке информации города Кельна и Исторического архива города Кельна и используется большим количеством муниципальных архивов в Северном Рейне-Вестфалии и за ее пределами. В ближайшие несколько лет цифровая архивация в городском архиве Эрлангена будет сосредоточена, в частности, на передаче данных из электронных специализированных процедур, используемых в администрации.
Городской архив Эрлангена стал вторым муниципальным архивом Баварии после городского архива Нюрнберга, присоединившимся к сети пользователей "DiPS.kommunal". В ходе межмуниципального обмена мы надеемся, что к сети пользователей присоединятся и другие муниципальные архивы в Нюрнбергском городском округе и за его пределами, чтобы создать эффективную группу пользователей "DiPS.kommunal" и в Баварии.