Hinweise zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung Erlangen und Zugangseröffnung
Nach Art. 3a Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG) ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.
Neben E-Mail bietet die Stadt Erlangen intelligente Online-Formulare an, die vollständig elekt-ronisch eingereicht werden können. Das Angebot wird laufend und schrittweise erweitert. Sie finden die Online-Formulare über unsere Homepage und das BayernPortal.
Die Stadt Erlangen ermöglicht den Zugang zur Übermittlung elektronischer Dokumente nach den folgenden Maßgaben und technischen Rahmenbedingungen:
Grundsätzlich wird zwischen formlosen und formgebundenen Schreiben (z.B. Rechtsbehelfe wie Widersprüche) unterschieden.
Einfache formlose Schreiben
1. Kontaktformular (ohne Bayern-ID)
Einfachen formlosen Schriftverkehr, für den keine Schriftform durch eine Rechtsvorschrift angeordnet ist, können Sie über das das Kontaktformular (ohne BayernID) durch-führen. Im Unterschied zur E-Mail findet eine sichere, verschlüsselte Übertragung Ihrer Daten statt. Eine Authentifizierung ist nicht zwingend erforderlich.
Weiterhin besteht die Möglichkeit, sich per E-Mail direkt an die Ihnen bekannte Sach-bearbeiterin oder den Ihnen bekannten Sachbearbeiter oder an die zuständige Dienst-stelle zu richten. Hierbei bitten wir Sie, Folgendes zu beachten:
E-Mails werden nur teilweise verschlüsselt übertragen und können ggf. auf ihrem Über-tragungsweg von Dritten eingesehen und manipuliert werden. Sie sollten deshalb nie-mals personenbezogene Daten, vertrauliche Dokumente oder Inhalte per unverschlüs-selter E-Mail versenden!
E-Mail-Anhänge werden in folgenden Dateiformaten entgegengenommen: *.pdf, *.txt, *.jpg, *.gif, *.png
In den Dateien dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden.
Nicht lesbare Dateiformate werden an die Absenderadresse zurückgeschickt.
E-Mails werden nur bis zu einer Gesamtgröße von 10 MB angenommen.
Dateien in unter Punkt b. genannten Formaten können durch Komprimierungspro-gramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Erlangen nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.
Wird per E-Mail an die Stadt Erlangen herangetreten, geht die Stadt Erlangen davon aus, dass die weitere Kommunikation in dieser Angelegenheit auf diesem Wege abgewi-ckelt werden kann, soweit gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen. Soweit ein anderer Kommunikationsweg gewünscht wird, bitten wir Sie, dies anzugeben.
Wegen der generellen Unsicherheit im E-Mail-Verkehr kann nicht gewährleistet werden, dass eine versandte E-Mail den Adressaten erreicht, oder sie kann verzögert ankom-men. Auch eine förmliche Zustellung mit Zustellnachweis ist mit normaler E-Mail nicht möglich
Zur Vermeidung von Spam-Mails verwendet die Stadt Erlangen eine Software zur Identi-fizierung von unerwünschten E-Mails. Durch diesen Prüfmechanismus können Ihre E-Mails evtl. abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam identifiziert wurden. Eine Benachrichtigung des Absenders ist in diesen Fällen nicht gewährleistet.
Formgebundene Schreiben
Soweit durch eine Rechtsvorschrift nicht etwas anderes bestimmt ist, können Schreiben (z. B. Widersprüche oder formgebundene Anträge), für die eine Rechtsvorschrift grundsätzlich Schriftform anordnet, nach den folgenden Maßgaben auch elektronisch übermittelt werden.
1. „Sicheres Kontaktformular“ (mit BayernID)
Über unsere Homepage finden Sie das sichere Kontaktformular, mit dem Sie verschlüs-selt und – bei Authentifizierung mit der eID-Funktion des neuen Personalausweises bzw. Aufenthaltstitels, der eID-Karte für EU-Bürger oder dem Softwarezertifikat „ELSTER“ – auch schriftformersetzend mit uns in Kontakt treten können. Über diesen Weg sind auch Datei-Uploads möglich.
Informationen zur BayernID und zur Registrierung finden Sie hier.
Elektronisch signierte Dokumente werden ausschließlich über das Kontaktformular für elektronisch signierte Dokumente und nur im Format PDF-inline (PDF mit eingebetteter Signatur) angenommen. Es werden nur Signaturen von akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbietern akzeptiert. Es ist zu beachten, dass Mail-Signaturen (z.B. in Mail-Programmen die Option „Signieren“) diesen Bedingungen nicht genügen (keine qualifizierte elektronische Signatur).
Kontakt: Sollten Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Stadt Erlangen haben, schreiben Sie uns gerne über das Kontaktformular.
