Hinweise zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung Erlangen und Zugangseröffnung

Nach Art. 3a Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG) ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Grundsätzlich wird zwischen einfachen formlosen und formgebundenen Schreiben (z.B. Widersprüchen) unterschieden. Die Stadt Erlangen ermöglicht Ihnen diesen Zugang nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen.


Einfache formlose Schreiben

Einfachen formlosen Schriftverkehr, für den keine Schriftform angeordnet ist, können Sie per E-Mail direkt an die Ihnen bekannte Sachbearbeiterin oder den Ihnen bekannten Sachbearbeiter oder an die zuständige Dienststelle richten. Hierbei bitten wir Sie, Folgendes zu beachten: 

  1. Die Stadt Erlangen nimmt E-Mails in den Formaten "HTML" und "Text" an.

    E-Mail-Anhänge werden in folgenden Dateiformaten entgegengenommen:
    Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Adressaten zulässig.
    • Textdateien im ANSI-Format (*.txt)
    • Adobe PDF (*.pdf)
    • JPG - Joint Photographic Expert Group (*.jpg)
    • GIF - Graphics Interchange Format (*.gif)

  2. In den Dateien dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden.

  3. Nicht lesbare Dateiformate werden an die Absenderadresse zurückgeschickt.

  4. E-Mails werden nur bis zu einer Gesamtgröße von 10 MB angenommen.

  5. Dateien in unter Punkt 1 genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Erlangen nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.

  6.  E-Mails werden auf Transportebene verschlüsselt versendet bzw. empfangen, sofern die Gegenstelle die Technologie ebenfalls unterstützt.

    Für die Übersendung vertraulicher Daten empfehlen wir folgende Alternativen:
    • konventioneller Papierversand mit der Post
    • elektronische Dienste (eDienste) und Formulare im Internet der Stadt Erlangen
    • verschlüsselte E-Mails werden ausschließlich im SMIME-Format entgegengenommen und müssen an signiertepost@stadt.erlangen.de gesendet werden.

      Für die Verschlüsselung kann folgendes X.509-Zertifikat verwendet werden:

      Zertifikat herunterladen
          
  7. Wird per E-Mail an die Stadt Erlangen herangetreten, geht die Stadt Erlangen davon aus, dass die weitere Kommunikation in dieser Angelegenheit auf diesem Wege abgewickelt werden kann, soweit gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen. Soweit ein anderer Kommunikationsweg gewünscht wird, bitten wir Sie, dies anzugeben.
        
  8. Wegen der generellen Unsicherheit im E-Mail-Verkehr kann nicht gewährleistet werden, dass eine versandte E-Mail den Adressaten erreicht, oder sie kann verzögert ankommen. Auch eine förmliche Zustellung mit Zustellnachweis ist mit normaler E-Mail nicht möglich

  9. Zur Vermeidung von Spam-Mails verwendet die Stadt Erlangen eine Software zur Identifizierung von unerwünschten E-Mails. Durch diesen Prüfmechanismus können Ihre E-Mails evtl. abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam identifiziert wurden. Eine Benachrichtigung des Absenders ist in diesen Fällen nicht gewährleistet.

Formgebundene Schreiben

Soweit durch eine Rechtsvorschrift nicht etwas anderes bestimmt ist, können Schreiben (z. B. Widersprüche oder formgebundene Anträge), für die eine Rechtsvorschrift Schriftform anordnet, auch elektronisch übermittelt werden. Die vorgeschriebene Schriftform elektronisch übermittelter Dokumente gilt aber nur als erfüllt, wenn sie mit einer qualifizierten Signatur versehen sind.

Zusätzlich zu den oben genannten Bedingungen für formlose Schreiben gilt folgendes:

Elektronisch signierte Dokumente werden nur über die E-Mail signiertepost@stadt.erlangen.de und ausschließlich im Format PDF-inline (PDF mit eingebetteter Signatur, als Anhang einer E-Mail) angenommen.

E-Mails an diese E-Mailadresse werden von unserer Poststelle so weit geöffnet, dass eine Verifizierung der signierten Dokumente durchgeführt werden kann. Bei der Verifizierung werden wir von der Firma Mentana Claimsoft GmbH unterstützt. Es werden nur Dokumente angenommen, die durch den Prüfservice von Mentana-Claimsoft (siehe signaturportal.de) erfolgreich geprüft werden können.

Die E-Mail kann auch verschlüsselt werden. Hierfür kann folgendes X.509-Zertifikat (öffentlicher Schlüssel) verwendet werden:

Zertifikat herunterladen


Kontakt

Sollten Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Stadt Erlangen haben, schreiben Sie uns gerne eine E-Mail.

E-Mail: signiertepost@stadt.erlangen.de

Kontakt

Amt für Digitalisierung und Informationstechnik

Amtsleitung: Andreas Götz

Themen: Dokumentenmanagementsystem (DMS), Geoinformationssystem (GIS), Informationssicherheit, IT-Koordination (ITK), Digitale Kommunikation & Webtechnik und Digitalisierungsprojekte & -prozesse.

Anschrift

Werner-von-Siemens-Straße 61
91052 Erlangen

Öffnungszeiten

Montag: 08:30 - 15:30 Uhr
Dienstag: 08:30 - 15:30 Uhr
Mittwoch: 08:30 - 15:30 Uhr
Donnerstag: 08:30 - 15:30 Uhr
Freitag: 08:30 - 12:00 Uhr

Termine vor Ort sind nur nach individueller Vereinbarung möglich.

Weiterführende Information

Gesellschaft
Themenseite, Datenschutz, persönliche Daten, Datenschutzbeauftragte

Datenschutzerklärung

Für die Website www.erlangen.de.

Gesellschaft
Themenseite, Datenschutz, Datenschutzhinweise, Daten, persönliche Daten

Hinweise zum Datenschutz

Datenschutzhinweise der Stadt Erlangen für betroffene Personen