Belediye Arşivi; Arşiv Bakımı Hakkında Bilgiler

Belediyeler, ilçeler ve bölgelerde bulunan arşivlerin görevi, tarihsel açıdan önemli belgeleri arşivlemektir. Uygun teknik, personel ve organizasyonel önlemler alarak, arşiv materyallerinin düzenli ve uygun şekilde kalıcı olarak muhafaza edilmesini, kullanılabilirliğini ve yetkisiz kullanım veya imhaya karşı korunmasını sağlarlar. 

Arşiv malzemesi, resmi makamlar, mahkemeler ve diğer kamu kurumlarında veya gerçek kişiler ya da özel hukuk tüzel kişiliklerinde ortaya çıkan, arşivlenmeye değer tüm belgeler ile bunların kullanımına yönelik yardımcı araçları içerir. Belgeler, öncelikle dosyalar, senetler ve diğer tekil yazılar, haritalar, planlar, resim, film ve ses materyalleri ile diğer veri taşıyıcıları ve bunların değerlendirilmesi için gerekli programlar dahil olmak üzere dosyalardır. Arşiv malzemesine, arşivler tarafından tamamlayıcı olarak toplanan belgeleme materyalleri de dahildir.

Bilimsel araştırma için, ilgili kişilerin veya üçüncü şahısların meşru menfaatlerinin korunması için ya da yasama, yargı veya idare amaçları için kalıcı değeri olan belgeler arşivlenmeye değerdir.

Arşivleme, arşiv materyallerini kaydetme, devralma, kalıcı olarak muhafaza etme ve koruma, muhafaza etme, erişime açma, kullanılabilir hale getirme ve değerlendirme görevlerini kapsar.

Arşiv koleksiyonları, örneğin eski resmi kayıt defterleri ve idari dosyalar, eski ticaret ve nüfus kayıtları, haritalar ve planlar ile basılı yayınlar, fotoğraflar ve gazete makalelerinden oluşan koleksiyonları içerebilir.

Arşivler bilgi verir, araştırmalara destek olur ve belediye, ilçe veya bölge tarihinin araştırılmasını teşvik eder.

Kendi arşivlerini bulundurmayan ilçeler ve bölgeler, görevlerini yerine getirmek için artık ihtiyaç duymadıkları belgeleri, yetkili devlet arşivine devredilmek üzere sunmalıdır.