Belediye arşivi; arşiv bakımı hakkında bilgi

Belediyeler, iller ve ilçelerdeki arşivler, tarihi açıdan önemli belgeleri arşivleme görevine sahiptir. Uygun teknik, personel ve organizasyonel önlemler aracılığıyla arşiv malzemesinin düzgün ve uygun bir şekilde kalıcı olarak saklanmasını ve kullanılabilirliğini ve yetkisiz kullanım veya tahribata karşı korunmasını sağlarlar.

Arşiv kayıtları, yetkililer, mahkemeler ve diğer kamu kurumları veya özel hukuk kapsamındaki gerçek veya tüzel kişiler tarafından oluşturulan, kullanım kaynakları da dahil olmak üzere arşivlenmeye değer tüm belgelerdir. Belgeler her şeyden önce dosyalar, tapular ve diğer münferit belgeler, haritalar, planlar, görüntü, film ve ses materyalleri ve diğer veri taşıyıcıları ile bunların analizi için gerekli programları içeren dosyalardır. Arşiv malzemesi, arşivler tarafından ek olarak toplanan dokümantasyon malzemesini de içerir.

Bilimsel araştırma, ilgili kişilerin veya üçüncü tarafların meşru menfaatlerinin korunması veya mevzuat, yargı veya idare amaçları için kalıcı değeri olan belgeler arşiv malzemesidir.

Arşivleme, arşiv malzemesinin kaydedilmesi, kabul edilmesi, kalıcı olarak saklanması ve güvence altına alınması, korunması, erişilebilir hale getirilmesi, kullanılması ve değerlendirilmesi görevlerini içerir.

Arşivlerde örneğin eski resmi kayıtlar ve idari dosyalar, eski ticaret ve nüfus kayıtları, haritalar ve planların yanı sıra basılı materyal, fotoğraf ve gazete makalelerinden oluşan koleksiyonlar bulunabilir.

Arşivler bilgi sağlar, araştırmalara yardımcı olur ve belediye, il ya da ilçenin tarihine ilişkin araştırmaları teşvik eder.

Kendi arşivlerini tutmayan il ve ilçeler, görevlerini yerine getirmek için artık ihtiyaç duymadıkları belgeleri devralınması için sorumlu devlet arşivine sunmalıdır.