الأرشيف البلدي؛ معلومات عن صيانة الأرشيفات

تتولى المحفوظات في البلديات والمقاطعات والمقاطعات مهمة أرشفة الوثائق المهمة تاريخياً. وهي تضمن التخزين الدائم المناسب والملائم لمواد الأرشيف وإمكانية استخدامها وحمايتها من الاستخدام غير المصرح به أو التدمير عن طريق تدابير تقنية وموظفين وتدابير تنظيمية مناسبة.

سجلات الأرشيف هي جميع الوثائق الجديرة بالأرشفة، بما في ذلك الموارد اللازمة لاستخدامها، والتي تم إنشاؤها من قبل السلطات والمحاكم والهيئات العامة الأخرى أو من قبل أشخاص طبيعيين أو كيانات قانونية بموجب القانون الخاص. والوثائق هي في المقام الأول جميع الملفات والصكوك وغيرها من الوثائق الفردية والخرائط والمخططات والمواد المصورة والأفلام والمواد الصوتية وغيرها من ناقلات البيانات وكذلك الملفات بما في ذلك البرامج اللازمة لتحليلها. وتشمل سجلات الأرشيف أيضاً المواد التوثيقية التي تجمعها الأرشيفات كملحق.

وتعتبر الوثائق التي لها قيمة دائمة للبحث العلمي، أو لحماية المصالح المشروعة للأشخاص المتضررين أو الأطراف الثالثة أو لأغراض التشريع أو الولاية القضائية أو الإدارة مواد أرشيفية.

تشمل الأرشفة مهمة تسجيل مواد الأرشيف وقبولها وتخزينها وتأمينها بشكل دائم وحفظها وإتاحة الوصول إليها واستخدامها وتقييمها.

قد تشمل مقتنيات الأرشيف، على سبيل المثال، السجلات الرسمية السابقة والملفات الإدارية، والسجلات التجارية والسكانية القديمة، والخرائط والمخططات، بالإضافة إلى مجموعات من المواد المطبوعة والصور الفوتوغرافية والمقالات الصحفية.

وتوفر المحفوظات المعلومات وتساعد في البحث وتعزز البحث في تاريخ البلدية أو المقاطعة أو المنطقة.

يجب على المقاطعات والمقاطعات التي لا تحتفظ بأرشيفاتها الخاصة بها أن تقدم الوثائق التي لم تعد بحاجة إليها لأداء مهامها إلى أرشيف الدولة المسؤول لاستلامها.