الأرشيف البلدي؛ معلومات حول صيانة الأرشيف

تتولى أرشيفات البلديات والمقاطعات والأقاليم مهمة حفظ الوثائق ذات الأهمية التاريخية. وهي تضمن الحفظ الدائم السليم والمناسب للمواد الأرشيفية وإمكانية استخدامها، فضلاً عن حمايتها من الاستخدام غير المصرح به أو التدمير، وذلك من خلال اتخاذ التدابير الفنية والبشرية والتنظيمية المناسبة. 

وتشمل المواد الأرشيفية جميع الوثائق التي تستحق الأرشفة، بما في ذلك الوسائل المساعدة اللازمة لاستخدامها، والتي نشأت لدى السلطات والمحاكم والهيئات العامة الأخرى أو لدى الأشخاص الطبيعيين أو الأشخاص الاعتباريين الخاضعين للقانون الخاص. وتشمل الوثائق، في المقام الأول، الملفات، والسندات، والمستندات الفردية الأخرى، والخرائط، والمخططات، والمواد المصورة والسينمائية والصوتية، ووسائط تخزين البيانات الأخرى، فضلاً عن الملفات بما في ذلك البرامج اللازمة لتقييمها. كما تشمل المواد الأرشيفية أيضًا المواد التوثيقية التي يتم جمعها بشكل تكميلي من قبل الأرشيفات.

وتعتبر الوثائق ذات قيمة أرشيفية هي تلك التي لها قيمة دائمة للبحث العلمي، أو لضمان المصالح المشروعة للأطراف المعنية أو الأطراف الثالثة، أو لأغراض التشريع أو القضاء أو الإدارة.

ويشمل الأرشفة مهمة تسجيل المواد الأرشيفية، واستلامها، وحفظها وتأمينها على المدى الطويل، وصيانتها، وفهرستها، وإتاحتها للاستخدام، وتقييمها.

ويمكن أن تشمل مقتنيات الأرشيف، على سبيل المثال، السجلات الرسمية والملفات الإدارية القديمة، والمقتنيات القديمة من سجلات التجارة والسكان، والخرائط والمخططات، فضلاً عن مجموعات المطبوعات والصور الفوتوغرافية والمقالات الصحفية.

تقدم الأرشيفات المعلومات، وتقدم الدعم في عمليات البحث، وتشجع على دراسة تاريخ البلديات والمقاطعات والأقاليم.

على المقاطعات والأقاليم التي لا تحتفظ بأرشيفات خاصة بها أن تعرض الوثائق التي لم تعد بحاجة إليها لأداء مهامها على الأرشيف الحكومي المختص لتسلمها.