Муниципальный архив; информация по ведению архива

Архивы в муниципалитетах, округах и районах призваны обеспечивать хранение документов, имеющих историческое значение. Они обеспечивают надлежащее и правильное долгосрочное хранение и доступность архивных документов, а также их защиту от несанкционированного использования или уничтожения с помощью соответствующих технических, кадровых и организационных мер. 

Архивными материалами являются все документы, имеющие архивное значение, включая вспомогательные средства для их использования, которые были сформированы в органах власти, судах и других государственных учреждениях, а также у физических лиц или юридических лиц частного права. К документам относятся, прежде всего, дела, акты и другие отдельные документы, карты, планы, изобразительные, кино- и звуковые материалы, а также прочие носители информации и файлы, включая программы, необходимые для их анализа. К архивным материалам относится также документация, дополнительно собираемая архивами.

Архивной ценностью обладают документы, имеющие постоянную ценность для научных исследований, для защиты законных интересов заинтересованных лиц или третьих лиц, а также для целей законодательства, судебной практики или государственного управления.

Архивирование включает в себя задачи по учету, приему, долгосрочному хранению и обеспечению сохранности, сохранению, каталогизации, обеспечению доступа и анализу архивных фондов.

Архивные фонды могут включать, например, старые служебные книги и административные дела, старые фонды реестров предприятий и жителей, карты и планы, а также коллекции печатных изданий, фотографий и газетных статей.

Архивы предоставляют информацию, оказывают помощь в поиске данных и содействуют изучению истории общин, уездов или округов.

Районы и округа, не имеющие собственных архивов, должны предлагать документы, которые им больше не требуются для выполнения своих задач, для передачи в соответствующий государственный архив.