Муниципальный архив; информация о содержании архива

Архивы в муниципалитетах, графствах и округах занимаются хранением исторически важных документов. Они обеспечивают надлежащее и соответствующее постоянное хранение и возможность использования архивных материалов, а также их защиту от несанкционированного использования или уничтожения с помощью соответствующих технических, кадровых и организационных мер.

Архивные документы - это все документы, достойные архивного хранения, включая ресурсы для их использования, которые были созданы органами власти, судами и другими государственными органами или физическими или юридическими лицами в рамках частного права. К документам относятся прежде всего дела, акты и другие отдельные документы, карты, планы, изображения, кино- и звукоматериалы и другие носители информации, а также файлы, включающие программы, необходимые для их анализа. К архивным материалам также относятся материалы, которые архивы собирают в качестве дополнения.

К архивным материалам относятся документы, представляющие непреходящую ценность для научных исследований, для защиты законных интересов заинтересованных лиц или третьих сторон, а также для целей законодательства, юрисдикции или управления.

Архивирование включает в себя задачу учета, приема, постоянного хранения и обеспечения безопасности, сохранения, предоставления доступа, использования и оценки архивных материалов.

Архивные фонды могут включать, например, бывшие официальные отчеты и административные дела, старые торговые и демографические реестры, карты и планы, а также коллекции печатной продукции, фотографий и газетных статей.

Архивы предоставляют информацию, помогают в проведении исследований и способствуют изучению истории муниципалитета, графства или округа.

Графства и округа, которые не содержат собственных архивов, должны передать документы, которые им больше не нужны для выполнения своих задач, в ответственный государственный архив для передачи.