Ассистенты по управлению офисом

Чтобы стать помощником офис-менеджера, вы должны соответствовать следующим требованиям:

• Вы имеете как минимум аттестат о среднем образовании или получили его к началу процесса набора
• Вы успешно завершили процесс набора в городе Эрланген.

Вы также должны быть открыты, коммуникабельны и любить работать с людьми. Трудолюбие и гибкость в работе - это для вас само собой разумеющееся. Вы ответственно относитесь к поставленным задачам и добросовестно выполняете их. Вы продемонстрируете свою способность работать в команде с коллегами.

Помощник офис-менеджера - это признанная профессия в соответствии с Законом о профессиональном обучении (BBiG). Программа дуального профессионального обучения в городе Эрланген длится 3 года. Теоретические занятия в Эрлангенском профессиональном колледже чередуются с практическими занятиями в Управлении по эксплуатации помещений и Эрлангенском центре занятости (EJC). Обучение начинается 1 сентября.

Программа обучения может быть сокращена на 6 или 12 месяцев в случае хорошей успеваемости или наличия соответствующей квалификации (аттестат об окончании средней школы, A-levels, законченное профессиональное обучение и т. д.).

Специализированная теоретическая подготовка

Теоретическая подготовка проводится 1,5 дня в неделю на первом году обучения и 1 день в неделю на втором и третьем курсах в государственной профессиональной школе Эрлангена.

Во время обучения будут рассмотрены следующие темы:

• Процессы управления офисом
• Коммерческий менеджмент и контроль
• Бизнес-процессы и коммуникация
• Обязательные предметы по выбору (например, маркетинг и продажи, администрирование и право, связи с общественностью и организация мероприятий, государственные финансы...)
• Религиозное образование
• Немецкий язык
• Социальные исследования
• Английский язык

Дополнительную информацию можно найти на домашней странице профессиональной школы в Эрлангене:

Государственная профессиональная школа Эрлангена (bs-erlangen.de)

Практическое профессиональное обучение

Практическое обучение проходит либо в Управлении по эксплуатации объектов, либо в Эрлангенском центре занятости (EJC).
В обоих местах вы получите обширные знания об организации и разнообразных задачах городской администрации. Во время стажировки ассистенты по делопроизводству организуют и обрабатывают коммерческие задачи и юридически значимые вопросы. Широкий и разнообразный учебный материал преподается в основном в почтовом отделении и на телефонном коммутаторе, в центре печати и сканирования, в центральном отделе закупок, в кабинете офис-менеджера, в бухгалтерии и в управлении имуществом.

В качестве помощника офис-менеджера вы будете выполнять организационные задачи (например, готовить встречи, совещания и командировки), создавать документы, управлять персоналом, контролировать входящие платежи, управлять файлами, обрабатывать счета и помогать гражданам в подаче заявлений. Уже во время обучения вы станете важной частью команды и будете брать на себя ответственность, самостоятельно выполняя рабочие задания или проекты. Во время обучения вас будут курировать преданные своему делу и квалифицированные преподаватели.

Во время обучения вы будете получать ежемесячное пособие на обучение (брутто)

• в 1-й год обучения в размере € 1 218,26
• на 2-м году обучения в размере € 1 268,20
• на 3-м году обучения в размере 1 314,02 евро.

В качестве стажера в городе Эрланген вы также имеете право на капиталообразующие пособия в размере 13,29 евро в месяц и специальную ежегодную выплату ("рождественский бонус").

После успешной сдачи выпускного экзамена вы также можете рассчитывать на итоговую премию в размере 400 евро.

Пособие на обучение выплачивается на основании коллективного договора для стажеров в государственном секторе (TVAöD).

(Статус: 01.03.2024)

После обучения оплата труда производится в соответствии с коллективным договором для государственного сектора (TVöD). Классификация, а значит, и оплата труда зависят от выполняемой работы. Действует принцип эффективности. Поэтому закон устанавливает определенные критерии классификации. Если сотрудник занимает должность и соответствует всем характеристикам работы, его распределяют по группам в соответствии с ранее определенной оценкой работы.

Стартовый оклад в настоящее время составляет 2 576,29 евро (брутто) в группе оплаты труда EG 05, уровень 1 и 2 683,45 евро (брутто) в группе оплаты труда EG 06, уровень 1.

Кроме того, вы будете получать капиталообразующие пособия в размере 6,65 евро в месяц и специальную выплату ("рождественский бонус"). Вы также можете рассчитывать на регулярное повышение оклада и надбавки по результатам работы.

В рамках программы обучения все расходы оплачивает город Эрланген. Учебные материалы, необходимые для профессионального обучения и сдачи экзамена (например, учебники или брошюры для подготовки к экзаменам), также предоставляются бесплатно. Кроме того, в течение каждого года обучения вы будете получать грант в размере 50 евро на учебные материалы.

Во время обучения вам также предоставляется ноутбук компании.

Расходы на проезд в профессиональную школу вне дома возмещаются, если они превышают 6 процентов от суммы пособия на обучение за первый год обучения, если вы не имеете права на компенсацию по другим причинам. Если необходимо проживание в общежитии, расходы на него также будут компенсированы администрацией города Эрлангена.

В случае внутрифирменных учебных курсов и мероприятий, проводимых за пределами компании, вам также будут компенсированы расходы на проезд. Если на месте проведения мероприятия требуется ночлег, город Эрланген также оплачивает расходы на проживание и питание.

Все социальные льготы, которые администрация города Эрлангена предоставляет своим сотрудникам, естественно, распространяются и на наших младших сотрудников.

Все, кто регулярно ездит на работу на общественном транспорте, получают от администрации Эрлангена ежемесячное пособие на проезд. Во время обучения младшие сотрудники могут приобрести баварский льготный билет (билет стоимостью 29 евро). Расходы на это полностью компенсируются городом Эрланген по заявлению. Однако можно также (в зависимости от наличия свободных мест) подать заявку на парковку для муниципальных служащих.

Благодаря щедрым правилам гибкого графика, в большинстве сфер занятости можно гибко организовать ежедневный рабочий день вне школьных занятий с момента достижения сотрудником совершеннолетия.

В рамках программы управления здоровьем мы предлагаем регулярные спортивные занятия и другие мероприятия, способствующие укреплению здоровья, в которых вы можете принять участие.

Количество стажеров определяется исходя из предполагаемой потребности в персонале. Город Эрланген предлагает гарантию перехода на работу способным младшим сотрудникам.

После успешного завершения программы обучения вы получите право на использование должности "Помощник офис-менеджера".

Они работают в Управлении по эксплуатации зданий и сооружений или в собственном центре занятости города Эрлангена (EJC).

Для повышения квалификации предлагаются разнообразные и высококачественные программы обучения. Цель этих курсов - поддерживать ваши знания в актуальном состоянии, чтобы вы могли целенаправленно и успешно выполнять свою роль и расширять свои личные навыки.

Будучи подготовленным специалистом, вы также можете рассчитывать на различные возможности повышения квалификации. К ним относится, например, квалификация бизнес-администратора IHK.

Период подачи заявлений длится примерно с мая по август предыдущего года набора.

Так как город Эрланген основывает свои учебные планы на текущей потребности в персонале, не все профессии предлагаются каждый год. Пожалуйста, обратитесь к нашим объявлениям о вакансиях, чтобы узнать, проводится ли обучение по данной профессии, и точный срок подачи заявления.

Для подачи заявки необходимы следующие документы:

• Информационное сопроводительное письмо
• Биографическая справка в табличной форме
• Аттестат об окончании школы или текущий годовой или промежуточный отчет
• Справки об обучении и работе, если применимо
• Другие сертификаты и свидетельства, если применимо

Обратите внимание:

Город Эрланген использует онлайн-платформу INTERAMT для подачи заявлений. Мы просим вас ознакомиться с объявлением под соответствующим идентификатором вакансии на сайте www.interamt.de и подать заявку онлайн до истечения срока подачи заявок. После окончания срока подачи заявки мы проинформируем вас о дальнейшем ходе рассмотрения заявки.

Процедура отбора персонала в городе Эрланген

После окончания срока подачи заявления вы будете приглашены на вступительный тест, который проводится в сентябре предыдущего года. Помимо вступительного испытания, город Эрланген организует дополнительную процедуру отбора. Она проводится в соответствии с правилами центра оценки. После этого мы в кратчайшие сроки сообщим вам, можете ли вы быть приняты на работу в город Эрланген.

Мы рассматриваем разнообразие как фактор обогащения и проводим политику равных возможностей. Людям с тяжелыми формами инвалидности отдается предпочтение, если они обладают равной квалификацией.