Міський архів; інформація про ведення архіву

Завданням архівів у містах, повітах і районах є архівування історично важливих документів. Вони забезпечують належне і відповідне постійне зберігання і придатність до використання архівних матеріалів, а також їх захист від несанкціонованого використання або знищення за допомогою відповідних технічних, кадрових та організаційних заходів.

Архівні документи - це всі документи, що підлягають архівному зберіганню, включаючи ресурси для їх використання, створені органами влади, судами та іншими державними органами, а також фізичними або юридичними особами приватного права. Документи - це насамперед справи, акти та інші окремі документи, карти, плани, зображення, кіно- і фонодокументи та інші носії інформації, а також файли, у тому числі програми, необхідні для їх аналізу. Архівні матеріали також включають в себе документацію, яка збирається архівами як доповнення.

Документи, які мають неминущу цінність для наукових досліджень, для захисту законних інтересів постраждалих осіб або третіх осіб, або для цілей законодавства, юрисдикції чи управління, є архівними матеріалами.

Архівування включає в себе завдання запису, приймання, постійного зберігання та захисту, збереження, надання доступу, використання та оцінювання архівних матеріалів.

Архівні фонди можуть включати, наприклад, колишні офіційні документи та адміністративні справи, старі торгові та демографічні реєстри, карти і плани, а також колекції друкованих матеріалів, фотографій і газетних статей.

Архіви надають інформацію, допомагають у проведенні досліджень і сприяють вивченню історії муніципалітету, повіту чи округу.

Повіти та райони, які не мають власних архівів, повинні передати документи, які їм більше не потрібні для виконання своїх завдань, до відповідного державного архіву для передачі на зберігання.