Муніципальний архів; інформація щодо ведення архіву

Архіви в громадах, округах та районах мають завдання зберігати історично важливі документи. Вони забезпечують належне та правильне довгострокове зберігання й доступність архівних матеріалів, а також їх захист від несанкціонованого використання або знищення за допомогою відповідних технічних, кадрових та організаційних заходів. 

Архівні матеріали — це всі документи, що мають архівну цінність, включаючи допоміжні засоби для їх використання, які утворилися в органах влади, судах та інших державних установах, а також у фізичних осіб або юридичних осіб приватного права. Документами є, насамперед, справи, акти та інші окремі документи, карти, плани, зображувальні, кіно- та аудіоматеріали та інші носії інформації, а також файли, включаючи програми, необхідні для їхнього аналізу. До архівних матеріалів також належить документація, яку архіви збирають додатково.

До архівних матеріалів належать документи, які мають постійну цінність для наукових досліджень, для забезпечення законних інтересів зацікавлених осіб або третіх осіб, або для цілей законодавчої, судової чи адміністративної діяльності.

Архівування охоплює завдання з реєстрації, прийому, довгострокового зберігання та захисту, збереження, каталогізації, забезпечення доступу та аналізу архівних матеріалів.

Архівні фонди можуть, наприклад, містити колишні службові книги та адміністративні справи, старі фонди реєстрів підприємств та мешканців, карти та плани, а також колекції друкованих видань, фотографій та газетних статей.

Архіви надають інформацію, допомагають у пошуках та сприяють дослідженню історії громади, повіту чи округу.

Райони та округи, які не мають власних архівів, повинні пропонувати документи, які їм більше не потрібні для виконання своїх завдань, для передачі до відповідного державного архіву.