Асистенти з діловодства

Щоб стати асистентом офіс-менеджера, ви повинні відповідати наступним вимогам:

• Ви маєте принаймні атестат про повну загальну середню освіту або отримали його до початку процесу набору на роботу
• Ви успішно пройшли процес набору в місті Ерланген

Ви також повинні бути відкритим, комунікабельним і любити працювати з людьми. Старанність і гнучкість у роботі є для вас само собою зрозумілими. Ви відповідально ставитеся до своїх завдань і віддані їх виконанню. Ви продемонструєте свою здатність працювати в команді з колегами.

Асистент офіс-менеджера є визнаною професією відповідно до Закону про професійну освіту (BBiG). Дуальна програма професійного навчання в місті Ерланген триває 3 роки. Періоди теоретичного навчання в Ерлангенському професійному коледжі чергуються з періодами практичного навчання в Управлінні фасіліті менеджменту та Ерлангенському центрі зайнятості (EJC). Навчання починається 1 вересня.

Програма навчання може бути скорочена на 6 або 12 місяців, якщо ви добре навчаєтесь або маєте відповідну попередню кваліфікацію (атестат про повну загальну середню освіту, атестат A-level, закінчену професійну освіту тощо).

Спеціалізована теоретична підготовка

Теоретична підготовка проходить 1,5 дні на тиждень на першому році навчання та 1 день на тиждень на другому та третьому курсах у державному професійному училищі Ерлангена.

Під час навчання будуть розглянуті наступні теми:

• Процеси діловодства
• Комерційний менеджмент та контроль
• Бізнес-процеси та комунікація
• Обов'язкові предмети за вибором (наприклад, маркетинг і продаж, адміністрування та право, зв'язки з громадськістю та організація заходів, державні фінанси...)
• Релігійна освіта
• німецька мова
• Суспільствознавство
• англійська мова

Додаткову інформацію можна знайти на домашній сторінці професійної школи в Ерлангені:

Державна професійна школа Ерлангена (bs-erlangen.de)

Практичне професійне навчання

Практичне навчання проходить або в Управлінні з експлуатації будівель, або в Ерлангенському центрі зайнятості (EJC).
В обох місцях ви отримаєте широкі знання про організацію та різноманітні завдання міської адміністрації. Під час практики асистенти з діловодства організовують та опрацьовують комерційні завдання та юридичні питання. Широкий та різноманітний навчальний зміст викладається насамперед у поштовому відділі та телефонній станції, центрі друку та сканування, центральному відділі закупівель, в офісі офіс-менеджера, в бухгалтерії та в управлінні нерухомістю.

Як асистент офіс-менеджера ви будете виконувати організаційні завдання (наприклад, готувати зустрічі, наради та відрядження), створювати документи, керувати персоналом, контролювати вхідні платежі, керувати файлами, обробляти рахунки та допомагати громадянам у поданні заяв. Вже під час стажування ви станете важливою частиною команди і візьмете на себе відповідальність, самостійно виконуючи робочі завдання або проекти. Під час навчання ви перебуватимете під наглядом відданих та кваліфікованих тренерів.

Під час навчання ви будете отримувати щомісячну допомогу на навчання (брутто)

• у 1-й рік у розмірі 1 218,26 євро
• на 2-му курсі - 1 268,20 євро
• на 3-му курсі - 1 314,02 євро.

Як стажер міста Ерланген, ви також маєте право на виплати, що формують капітал, у розмірі 13,29 євро на місяць та спеціальну щорічну виплату ("різдвяний бонус").

Після успішного складання випускного іспиту ви також можете розраховувати на фінальний бонус у розмірі 400 євро.

Допомога на навчання базується на колективному договорі для стажерів у державному секторі (TVAöD).

(Статус: 01.03.2024)

Після навчання оплата праці здійснюється на основі колективного договору в державному секторі (TVöD). Класифікація, а отже, і оплата праці, залежить від посади, на яку прийнятий працівник. Застосовується принцип результативності. Тому закон передбачає певні критерії класифікації. Якщо працівник займає посаду і виконує всі робочі характеристики, він групується відповідно до попередньо визначеної оцінки роботи.

Початкова заробітна плата в даний час становить 2 576,29 євро (брутто) в групі оплати праці EG 05, рівень 1 і 2 683,45 євро (брутто) в групі оплати праці EG 06, рівень 1.

Крім того, ви також будете отримувати виплати, що формують капітал, у розмірі 6,65 євро на місяць і спеціальну виплату ("різдвяний бонус"). Ви також можете розраховувати на регулярне підвищення заробітної плати та надбавки, пов'язані з результатами роботи.

У рамках навчальної програми всі витрати на навчання оплачує місто Ерланген. Навчальні матеріали, необхідні для професійного навчання та складання іспитів (наприклад, підручники або буклети для підготовки до іспитів), також надаються безкоштовно. Крім того, ви отримаєте грант у розмірі 50 євро на навчальні матеріали протягом кожного року навчання.

Також надається ноутбук компанії для використання під час навчання.

Витрати на проїзд до професійно-технічного навчального закладу поза домом відшкодовуються, якщо вони перевищують 6 відсотків стипендії за перший рік навчання, якщо тільки ви не маєте іншого права на компенсацію. Якщо необхідне також проживання в гуртожитку, то витрати на це також відшкодовуються містом Ерланген.

У випадку внутрішньофірмових навчальних курсів та заходів, що відбуваються за межами компанії, вам також відшкодовуються витрати на проїзд. Якщо у місці проведення заходу необхідне ночівля, місто Ерланген також покриває витрати на проживання та харчування.

Усі соціальні пільги, які адміністрація міста Ерланген пропонує своїм працівникам, природно, поширюються і на наш молодший персонал.

Кожен, хто регулярно їздить на роботу громадським транспортом, отримує щомісячну допомогу на проїзд від міста Ерланген. Під час навчання молодший персонал може придбати баварський пільговий квиток (29 євро). Витрати, понесені на це, повністю відшкодовуються містом Ерланген після подання відповідної заяви. Також можна (за наявності вільних місць) подати заяву на отримання місця на автостоянці для муніципальних службовців.

Завдяки щедрим правилам гнучкого робочого часу, щоденний робочий час у позаурочний час може бути гнучко організований у більшості сфер зайнятості з моменту досягнення працівником повноліття.

В рамках нашої корпоративної програми управління здоров'ям ми пропонуємо регулярні спортивні курси та інші заходи, спрямовані на зміцнення здоров'я, в яких ви можете взяти участь.

Кількість стажерів базується на очікуваній потребі в персоналі. Місто Ерланген пропонує гарантію працевлаштування здібним молодим спеціалістам.

Після успішного завершення навчальної програми ви матимете право використовувати назву посади "Асистент офіс-менеджера".

Вони працевлаштовуються в Управлінні з експлуатації будівель та споруд або у власному центрі зайнятості міста Ерланген (EJC).

Для підвищення професійної кваліфікації пропонується різноманітна та якісна навчальна програма. Метою цих кваліфікацій є постійне оновлення ваших знань, щоб ви могли цілеспрямовано та успішно виконувати свої обов'язки, а також розширювати свої особисті вміння та навички.

Як кваліфікований фахівець, ви також можете розраховувати на різні можливості для подальшого навчання. До них відноситься, наприклад, кваліфікація бізнес-адміністратора IHK.

Період подачі заявок триває приблизно з травня по серпень попереднього року набору.

Оскільки місто Ерланген визначає кількість місць для навчання, виходячи з поточних кадрових потреб, не всі професії пропонуються щороку. Будь ласка, зверніться до наших оголошень про вакансії, щоб дізнатися, чи проводиться навчання за відповідною професією, а також точний термін подачі заявок.

Для участі в конкурсі необхідно подати наступні документи:

• Інформаційний супровідний лист
• Біографічна довідка в табличній формі
• Атестат про закінчення школи або поточний річний чи проміжний звіт
• Рекомендації з місця навчання та роботи, якщо такі є
• Інші сертифікати та свідоцтва, якщо такі є.

Зверніть увагу:

Місто Ерланген використовує онлайн-платформу INTERAMT для подачі заявок. Ми просимо вас ознайомитися з оголошенням про вакансію під відповідним ідентифікатором вакансії на сайті www.interamt.de та подати заявку онлайн до закінчення терміну подачі заявок. Після закінчення терміну подачі заявок ми повідомимо вас про подальший перебіг процесу відбору.

Процедура відбору персоналу міста Ерланген

Після закінчення терміну подачі заявок ви будете запрошені на відбірковий тест, який проводиться у вересні попереднього року. Окрім відбіркового тесту, місто Ерланген організовує додаткову процедуру відбору. Вона буде проводитися відповідно до правил оціночного центру. Після цього ми якнайшвидше повідомимо вам, чи можете ви бути прийняті на роботу в місті Ерланген.

Ми розглядаємо різноманітність як збагачення і проводимо політику рівних можливостей. Люди з важкими формами інвалідності отримують пріоритет, якщо вони мають однакову кваліфікацію.