Veranstaltungen für "alle" planen und organisieren

Überlegen Sie sich, welches Ziel Ihre Veranstaltung haben soll. Dies kann zum Beispiel sein:

• Sensibilisieren
• Informieren
• Diskutieren
• Beteiligen
• Fachliche Weiterentwicklung
• Feiern
• Unterhalten
• Sich begegnen
• Et cetera

Achten Sie darauf, dass das Programm auch dem Veranstaltungsziel entspricht. Denken Sie an Vielfalt und nutzen Sie bei der Programmgestaltung den Kontakt zu möglichen Kooperationspartner*innen.

Soll eine bestimmte Zielgruppe eingeladen werden, denken Sie bitte daran, dass auch Zielgruppen in sich vielfältig sind!
Denken Sie bei Ihrer Planung unter anderem an Menschen...

• ...mit unterschiedlicher Bildung
• ...mit Behinderung
• ...mit Lernschwierigkeiten
• ...mit Deutsch als Fremdsprache
• ...verschiedener religiöser Orientierung
• ...unterschiedlicher kultureller Herkunft
• ...mit besonderen Bedürfnissen
• ...unterschiedlicher sozialer Herkunft
• ...in spezifischen Lebenslagen oder mit bestimmten Betroffenheiten
• ...diverser Altersgruppen
• ...verschiedener Geschlechtsidentitäten oder sexuellen Orientierung

Je konkreter die Zielgruppe eingegrenzt werden kann, desto genauer kann auf die Bedürfnisse dieser Gruppen eingegangen
werden. Wenn die Veranstaltung „alle“ Bürger*innen ansprechen soll, sollten bei der Planung auch „alle“ Bedürfnisse berücksichtigt werden.

Dafür sollte folgendes geklärt werden:

• soll die Veranstaltung mehrsprachig angeboten werden?
• soll die Veranstaltung in verständlicher bzw. einfacher Sprache angeboten werden?
• soll Gebärdensprachdolmetschen gleich mit angeboten werden oder nur auf
  Anfrage?
• soll eine Kinderbetreuung angeboten werden?
• sollen geschlechtsspezifisch oder alle Geschlechter explizit angesprochen werden?
  Entsprechende Formulierungsvorschläge finden sich beispielsweise unter folgenden Links:
  Broschüre der Stadt Nürnberg
  Broschüre der Friedrich-Alexander-Universität
  Broschüre der Stadt Freiburg 

Überlegen Sie sich, welche Kooperationspartner*innen für Ihre Veranstaltung sinnvoll wären.

• Vertreter*innen der Zielgruppe. Denken Sie daran nicht über die Zielgruppe zu sprechen, sondern mit der Zielgruppe.
• Gegebenenfalls muss die Veranstaltung angemeldet oder genehmigt werden.
  Insbesondere, wenn sie nicht in festen Veranstaltungsräumen stattfindet.
  Informationen hierzu finden Sie beim Bürgeramt, Abteilung öffentliche Sicherheit und Ordnung 
• Welche Kooperationspartner*innen sind in der Konzeption, welche zu einem späteren
  Zeitpunkt einzubeziehen?
• Brauchen wir Sponsor*innen und wie sind sie einzubinden?
• Eventuell Grußwort von Personen außerhalb des Vorbereitungskreises
• Et cetera

Der passende Termin, wie der Zeitpunkt Ihrer Veranstaltung sind wichtig, um die Teilnahem für viele Menschen zu ermöglichen. Achten Sie deswegen bitte auf folgende Punkte:

• Kollision mit anderen Veranstaltungen an diesem Tag oder um diesen Tag herum prüfen
  (Ferien, Bergkirchweih, Comicsalon, Poetenfest, Schlossgartenfest, Fußball-WM, nicht-christliche Feiertage und Fastenzeiten etc.)
  Dazu können Sie den Veranstaltungskalender der Stadt Erlangen nutzen.
• Tageszeit
• Jahreszeit
• Wetterabhängig oder unabhängig
• Terminbezug zu Ereignis oder Turnus von Veranstaltungsreihe
• Terminierung mit relevanten Beteiligten an der Veranstaltung (z.B. Bürgermeister*in,
  Vortragenden, et cetera)

• Überlegen Sie sich wer die Kosten für die Veranstaltung trägt und ob Sie themen- oder anlassbezogenen Sponsor*innen suchen können
• Falls Sie bei Ihrer Veranstaltung Eintritt verlangen, denken Sie über Ermäßigungen für bspw. Student*innen, Senior*innen und Menschen mit Behinderung nach. Sie können ebenso Besitzer*innen des ErlangenPass einen Nachlass gewähren. Damit bekommen Menschen mit geringem Einkommen Vergünstigungen in verschiedenen Erlanger Kultur- und Freizeiteinrichtungen. 

• Gegebenenfalls Freigabeprozess beachten
  („Freigabe der Öffentlichkeitsarbeit/Einladung mit Referent*innen und Moderator*innen“)
• Gegebenenfalls Sicherheitsbestimmungen beachten (Personenschutz, Security, Sanitätsdienst et cetera)
• Gegebenenfalls Fremdsprachen-Dolmetscher*innen
• Aktuell geltende Vorgaben und Sicherheitskonzepte zur Hygiene und Vermeidung
  von Infektionen. Aktuelle Vorgaben finden Sie hier.
• Vielfalts-Aspekte: Gender-Vielfalt, Erfordernisse aufgrund von Religionszugehörigkeit,
  Moderator*innen unter Vielfaltsaspekten auswählen (Migration, Gender, Behinderung…),
  an Vielfalt von Referierenden denken, für das Thema untypische Referent*innen oder
  Betroffene als Referent*innen aussuchen, explizit Frauen auf Podien oder ähnlich einladen,
  da diese seltener die Möglichkeit bekommen öffentlich zu sprechen

Manchmal erleichtert ein Anmeldeverfahren die Planung, manchmal kann darauf verzichtet werden. Zu manchen Veranstaltungen passt ein offener Charakter besser, bei einigen möchte oder muss man vorher genau wissen, wie viele kommen und wer sich angekündigt hat!

• Zusammenhang zwischen inklusiven Maßnahmen und Anmeldeverfahren: entweder inklusive Maßnahmen werden generell zur Verfügung gestellt oder nur nach vorheriger Anmeldung.
• Werden inklusive Maßnahmen generell zur Verfügung gestellt, sollte dies auch in der Öffentlichkeitsarbeit kommuniziert werden.
• Soll eine vorherige Anmeldung erfolgen, könnte sich die Anmeldefrist u.a. aus den Stornobedingungen der Anbieter*innen/inklusiven Maßnahmen (zum Beispiel Gebärdensprachdolmetscher*innen, mobile barrierefreie Toilette) ergeben.
• Ermöglichen Sie es Menschen mit Behinderung sich und gegebenenfalls ihre Begleitperson anzumelden ohne vorab auf eine Rücksprache mit Ihnen angewiesen zu sein (zum Beispiel Ticketbuchung). Besondere Bedarfe (Gebärdensprachdolmetschen oder ähnlich) können in einem zweiten Schritt geklärt werden.
• Nennen Sie eine*n konkrete*n Ansprechpartner*in für Rückfragen. Denken Sie daran, dass auch das Anmeldeverfahren barrierefrei sein sollte.
• Kkommunizieren Sie klar bis wann man sich wo angemeldet haben muss.
• Falls Sie Catering anbieten, nutzen Sie die Anmeldung auch als Abfrage von Ernährungsweisen. Zum Beispiel: vegetarisch, vegan, ohne Schweinefleisch, et cetera.

Zählen Sie inklusive Maßnahmen auf, wenn diese ohnehin und auch ohne Anmeldung des Bedarfs vorhanden sind. Zum Beispiel:

Vorschlag 1:
Die Veranstaltung findet in barrierefreien Räumlichkeiten statt und wird in Gebärdensprache gedolmetscht. Empfangsgeräte für eine mobile FM-Anlage können am Tresen ausgeliehen werden.
Wenn Sie aufgrund einer Behinderung zusätzlich besonderen Unterstützungsbedarf haben, bitten wir um eine entsprechende Rückmeldung bis zum XX.XX.XXXX.
Name Kontaktperson
E-Mail-Adresse Kontaktperson oder/und
Post-Adresse Kontaktperson oder/und
Telefonnummer Kontaktperson oder/und
Fax-Nummer Kontaktperson.

Vorschlag 2 (Wenn Mehrbedarf nur nach Anmeldung berücksichtig werden soll):
Wenn Sie aufgrund einer Behinderung besonderen Unterstützungsbedarf haben, bitten wir um eine entsprechende Rückmeldung bis zum XX.XX.XXXX.
Name Kontaktperson
E-Mail-Adresse Kontaktperson oder/und
Post-Adresse Kontaktperson oder/und
Telefonnummer Kontaktperson oder/und
Fax-Nummer Kontaktperson.

Vorschlag 3 (Wenn Mehrbedarf nur nach Anmeldung berücksichtig werden soll):
Bei Fragen zur Barrierefreiheit der Veranstaltung wenden Sie sich bitte an:
Name Kontaktperson
E-Mail-Adresse Kontaktperson oder/und
Post-Adresse Kontaktperson oder/und
Telefonnummer Kontaktperson oder/und
Fax-Nummer Kontaktperson.

In die Einladung können selbstverständlich auch andere Maßnahmen aufgezählt oder entsprechender Mehrbedarf abgefragt werden:

• Kinderbetreuung
• Dolmetschen
• Et cetera

• Achten Sie gegebenenfalls auf bestimmte Vorgaben zum Aussehen und Design der veranstaltenden Organisation
• Verwenden Sie statt reflektierendem oder glänzendem Papier mattgestrichenes Papier 
• Einfache Falzung
• Kontrastreiche Farben
• Beachten sie außerdem das Thema Farbschwäche:
  Rot-Grün-Kontraste nach Möglichkeit vermeiden
• Schrift: Gut lesbare Schriftgröße und gut lesbare Schriftart
• Sprache: Einfache, verständliche, gendersensibele Sprache, gegebenenfalls mehrsprachige Überschriften.
• Wegbeschreibung: Verständliche Wegbeschreibung für ÖPNV, Auto. Gegebenenfalls Wegbeschreibung
  von Haltestelle bis Veranstaltungsort. Eine Übersicht zum Online-Fahrplan des Verkehrsverbunds Großraum Nürnberg finden Sie hier

• Print
  Flyer an bekannten Auslegestellen
  Postversand
  Plakatierung: Für Plakatierungen in Erlangen können Sie folgende Anbieter*innen kontaktieren: Erlangen Plakate und Ströer.
  et cetera
• Web
  Ist die Veranstaltung gut zu finden?
  Gibt es einen „einfachen“ Link zur Veranstaltung?
  Social Media?
  Veranstaltungskalender der Stadt Erlangen
• PDF
  Ist das PDF barrierefrei gestaltet? Vergleichen Sie hierzu die Informationen unter: Checkliste barrierefreie PDFs
• Mund-zu-Mund-Propaganda: Sie können Mittler*innen zu den Zielgruppen ansprechen zur
  Weitergabe der Infos an zum Beispiel Vereine, Arbeitskreise und Institutionen
• Radio
• TV

Ein Veranstaltungsort ist dann räumlich barrierefrei, wenn die Zugänge zu folgenden Orten gewährleistet sind:

• zu den (Workshop-)Räumen.
• zur Behindertentoilette. Bedenken Sie, dass ab einer bestimmten Veranstaltungsgröße eventuell eine Behindertentoilette nicht ausreicht.
• zur Bühne/Podest/Podium.
• durch ausreichende Beschilderung oder zusätzlichen Piktogrammen

Denken Sie jedoch daran, dass Barrierefreiheit nicht nur räumlich gegeben sein sollte, sondern auch beispielsweise eine Induktionsanlage oder Gebärdensprachdolmetscher*innen für eine barrierefreie Veranstaltung nötig sind. Über Hürdenlos oder Wheelmap können Sie sich über die Gegebenheiten zur Barrierefreiheit verschiedener Orte und Gebäude informieren.

Über das Amt für Stadtteilarbeit können Sie öffentliche Räume in Erlangen buchen. 

Dies ist immer abhängig von Veranstaltungsort und -größe (Tische, Stühle, Stellwände, Bistro-Tische, et cetera). Stellen Sie bitte sicher, dass das Redepult oder die Mikrofone für alle Redner*innen zugänglich sind. Beispielsweise durch ein höhenverstellbares Redepult.

• Denken Sie an höhenverstellbare Bistrotische oder aber Tische mit Sitzgelegenheiten.
• Ausreichend Mülleimer
• Ausreichend Sitzgelegenheiten (gegebenenfalls nicht nur während dem Essen) vorhalten
• Halten Sie für Rollstuhlfahrer*innen Plätze nicht nur in den vorderen oder hinteren Reihen frei.
  Lassen Sie bei Tischen mit Stühlen auch zwischendrin mal Stühle frei für Rollstuhlfahrer*innen.
  Alternativ können Sie auch je nach Platzwunsch vor Ort und Stelle Stühle wegräumen.
  So ermöglichen Sie Rollstuhlfahrer*innen eine freie Platzwahl (sofern dies alle anderen
  Besucher*innen auch haben)
• Achten Sie auf genügend breite Durchgänge zwischen Stühlen und Tischen, so dass auch
  Rollstuhlfahrer*innen durchfahren können.
• Reservieren Sie für die Gebärdensprachdolmetscher*innen Plätze, die frontal zum Publikum
  positioniert sind.
• Sollte keine fest-installierte Induktionsanlage vorhanden sein (Rückfrage beim
  Verantwortlichen des Veranstaltungsortes), kann eine mobile Induktionsanlage beim Büro für Chancengleicheit und Vielfalt/ Internationale Beziehungen ausgeliehen werden. 

• Auf Bedürfnisse eingehen: wie zum Beispiel kein Schweinefleisch, vegetarisch/vegan. Gegebenenfalls beim Anmeldeverfahren abfragen. 
• Stellen Sie gegebenenfalls für Menschen mit Behinderung eine*n Mitarbeiter*in als Unterstützung am Buffet zur Verfügung. 
• Bedenken Sie, dass Menschen mit Behinderung gegebenenfalls mit Assistenzbegleitung teilnehmen, so dass sich die Besucherzahl erhöht.

• Angemessenes Catering (regional, saisonal, nachhaltig, gesund)
• Getränke-Auswahl (regional, alkoholisch, nicht alkoholisch, für Jugendliche koffeeinfrei)
• Snacks (Obst, Gemüse, Süßigkeiten)
• Flying-Service (Serviceform in der sich Personal mit Tabletts mit Essen frei im Veranstaltungsraum bewegt) Achten Sier hier auf geschultes Personal um für Rückfragen gewappnet zu sein)
• Buffet (Abfrage im Vorfeld: Unverträglichkeiten, vegetarisch, vegan, et cetera)
• Mehrgängiges Menü
  (Abfrage im Vorfeld: Unverträglichkeiten, vegetarisch, vegan, et cetera)
• Hinsichtlich Barrierefreiheit Strohhalme (kein Plastik) vorhalten
• Beschriftung der Speisen und gegebenenfalls der Inhaltsstoffe (wichtig für Allergiker*innen)
• Abstimmung mit Catering-Unternehmen bis wann finale Teilnehmer*innenzahl
  gemeldet werden muss.

Achten Sie vor Ort auf gute Auffindbarkeit von:

• Räumen
• Toiletten
• Fluchtwegen
• Ausgang
• Info-Point
• Ausgabe von Induktionsanlage
• Registrierung
• Workshop-Räume
• Prüfen Sie gegebenenfalls die Möglichkeit eines persönlichen Empfangs beziehungsweise eines Infopoints am
  Empfang. Hier können durch "aktives Begrüßen" bereits viele Fragen geklärt werden.

Die Auffindbarkeit von Räumen kann mit eindeutigen Hinweisschildern, Pfeilen und Piktogrammen gelöst werden.
Bieten Sie gegebenenfalls Assistenzbegleitung an (zum Beispiel bei blinden oder schlecht sehenden Menschen oder Menschen mit kognitiven Einschränkungen).

Hier ist eine möglichst frühe Buchung nötig! Ab einer Veranstaltungslänge von 45 Minuten sind zwei Dolmetscher*innen nötig.
Eine Buchung ist über die Dolmetscher*innenvermittlungsstelle Mittelfranken möglich (Kontaktadresse: dolmetschervermittlung@bv-mittelfranken.de)

Nähere Informationen und eine Liste der Gebärdendolmetscher*innen finden sie in der Infothek des GIB

Wenn Sie Gebärdensprachdolmetschen anbieten, machen Sie das auch bekannt! Schreiben Sie es auf Einladungen und Flyer.
Zu klären ist, ob das Dolmetschen nur nach Bedarf (also nach vorheriger Anmeldung) oder generell stattfinden soll. Diese Entscheidung hat Auswirkungen auf das Einladungsmanagement. Das Ende der Anmeldefrist muss mit den Stornobedingungen der Dolmetscher*innen übereinstimmen.
Achtung: Bei mehrsprachigen Veranstaltungen ist das Gebärdensprachdolmetschen nicht oder nur bedingt möglich!

• Mobile Induktionsanlagen (auch FM-Anlage genannt) sind kleine, tragbare Tonübertragungsanlagen für schwerhörige Menschen.
• Bei fehlender Induktionsanlage oder Kleingruppenarbeit empfiehlt es sich gegebenenfalls eine mobile FM-Anlage für Menschen mit Schwerhörigkeit anbieten zu können. Diese muss dann vorher durch Sie, also durch den/die Veranstalter*in, reserviert und beim Verleiher abgeholt werden.
• Eine ausleihbare Anlage finden Sie beim Büro für Chancengleichheit und Vielfalt/ Inklusion.

Barrierefreie Veranstaltungsunterlagen:
Einfache, verständliche Sprache, barrierefreie digitale Version. Kommunizieren Sie bitte direkt, wenn Sie sich Angebote von Graphikdesigner*innen einholen, dass Sie barrierefreie digitale wie Print-Dokumente wünschen. Diese sind in den meisten Fällen gesetzlich auch vorgeschrieben.

Barrierefreie Word-Datei oder PDF:
Das ist für blinde Menschen wichtig.
Informationen zu barrierefreien PDFS
Informationen zu barrierefreien Word-Dokumenten 
E-Mails sind, sofern sie nicht mit allerlei Graphiken und Animationen versehen werden, in der Regel barrierefrei. Achten Sie auch hier auf eine ausreichend große Schrift und vermeiden Sie Rot-Grün-Kontraste.

Legen Sie Ansprechpartner*innen für inklusive Bedarfe vor Veranstaltungsbeginn fest und kommunizieren Sie diese bitte klar und deutlich vor Ort. 

Es sollte immer einen direkten Zugang zu einer Behindertentoilette geben.
Bei Veranstaltungen im öffentlichen Raum (Plätze et cetera) ist manchmal keine vorhanden oder nicht in unmittelbarer Nähe. Hier kann gegebenenfalls eine mobile barrierefreie Toilette weiterhelfen. Die meisten Anbieter von mobilen Toiletten vermieten auch barrierefreie Toiletten. Die genauen Anforderungen sollten mit dem entsprechenden Anbieter geklärt werden.

Schriftdolmetscher*in:
Schriftdolmetscher*innen sind für hörgeschädigte Menschen eine gute Unterstützung.
Regionalverband Bayern
Vermittlung von Schriftdolmetscher*innen
Die Bedarfe der Schriftdolmetscher*innen (beste Platzierung, benötigtes Equipment et cetera) erfragen Sie am besten persönlich bei der Buchung.
Bei Schriftdolmetschen ist zu beachten, dass immer eine zweite Leinwand zur Verfügung gestellt werden muss. Dies ist baulich nicht immer möglich. Auch bei einem solchen geäußerten Bedarf empfiehlt sich der direkte Kontakt und eine individuelle Lösung. Eventuell reicht auch hier eine mobile Induktionsanlage oder schriftliche Veranstaltungsunterlagen aus.

Mobile Rampen, Hublifte und andere Barrieren
Sollte der Ort nicht barrierefrei sein, kann überlegt werden, ob dieser durch kleine Maßnahmen, wie zum Beispiel einer mobilen Rampe, hergestellt werden kann.
Denken Sie aber daran, dass auch das Thema barrierefreie Toiletten mitbedacht werden sollte! Dies ist in der Regel etwas komplizierter. Insofern ist ein örtlich barrierefreier Veranstaltungsort relevant. Wenn Bühnen und Podeste bei Bedarf für Rollstuhlfahrer*innen zugänglich gemacht werden sollen, können hierzu mobile Hublifte ausgeliehen werden. Auch hier gilt eine möglichst frühe Kontaktaufnahme mit dem*r Dienstleister*in. Informationen diesbezüglich erhalten Sie unter inklusion@stadt.erlangen.de. Für kleinwüchsige Menschen sollte gegebenenfalls eine Tritthilfe auf den Toiletten zur Verfügung gestellt werden.

Begleitpersonen
Begleitpersonen oder Assistenzen unterstützen Menschen mit bestimmten Behinderungen in ihrem alltäglichen Leben. Bei solchen Fällen steht dann das Merkzeichen B im Schwerbehindertenausweis. In der Regeln haben dann diese Begleitpersonen kostenlosen oder vergünstigten Eintritt. Bei der Planung ist dann natürlich bei beispielsweise Sitzplätzen und Catering mit einer höheren Besucherzahl zu kalkulieren.

Assistenzhunde
Einige Menschen benötigen aus ganz unterschiedlichen Gründen einen Assistenzhund. Assistenzhunde sind also nicht immer sogenannte Blindenhunde! So gibt es zum Beispiel auch Gehörlosenhunden, Medizinische Signalhunde oder Servicehunde. Diese Hunde sind in der Regel nicht nur hervorragend ausgebildet, sondern gelten als Hilfsmittel der betreffenden Person mit Behinderung. Das bedeutet, dass Assistenzhunde auf Veranstaltungen immer mitgenommen werden dürfen.