Kira endeksleri şehirler/belediyeler ve kiracı dernekleri, ev sahipleri ve arazi sahipleri dernekleri gibi ev sahipleri ve kiracıların temsilcileri tarafından hazırlanır. Bir şehir/belediye, ihtiyaç olması halinde bir kira endeksi hazırlamalıdır.

1 Temmuz 2022'den bu yana, nüfusu 50.000'den fazla olan belediyeler kira endeksleri hazırlamakla yükümlüdür.

Kural olarak, kira endeksleri her iki yılda bir piyasadaki gelişmelere göre ayarlanmalıdır.

Kanun ve kira endeksi yönetmeliği, (basit) kira endeksleri ile nitelikli kira endeksleri arasında ayrım yapmaktadır.

Nitelikli kira endeksi, kabul görmüş bilimsel ilkelere uygun olarak hazırlanır ve yerel otorite ya da ev sahipleri ve kiracıların temsilcileri tarafından kabul edilir. En geç iki yıl sonra piyasadaki gelişmelere göre ayarlanmalı ve dört yıl sonra revize edilmelidir.

Nitelikli bir kira endeksi hazırlamak ve bunu rastgele örnekleme yoluyla ayarlamak için, konut mülklerinin sahipleri ve kiracıları, talep üzerine yetkili makama konutun kiralanıp kiralanmadığı ve konutun adresi hakkında bilgi vermekle yükümlüdür.

Konut mülklerinin ev sahipleri ve kiracıları, talep üzerine yetkili makama aşağıdaki bilgileri vermekle yükümlüdür:

• Kiracılığın başlangıcı,
• Alman Medeni Kanunu'nun 560. maddesi uyarınca yapılan artışlar hariç olmak üzere, son kira artışının tarihi ve türü,
• Kira seviyesinin kanunen veya bir sübvansiyon taahhüdü ile bağlantılı olarak belirlenmesi,
• Kira türü ve kira tutarı,
• enerji verimliliği özellikleri ve durumu da dahil olmak üzere kiralanan konutun türü, büyüklüğü, mobilyaları, durumu ve konumu (Alman Medeni Kanunu Madde 558 (2) cümle 1),
• Kirada indirime yol açan özel koşulların varlığı, özellikle ev sahibi ile kiracı arasındaki bir ilişki, ev sahibi ile kiracı arasındaki bir iş ilişkisi veya kiracının özel yükümlülükler üstlenmesi,
• Dairenin adresi,
• kiracı ve ev sahibinin isim ve adresleri.

Bilgi sağlama yükümlülüğü, yetkili makam tarafından nitelikli bir kira endeksi hazırlamak veya ayarlamakla görevlendirilen kuruluşlar için de geçerlidir.

Kira endeksinin hazırlanması için sizden veri sağlamanız istenecektir (genellikle bir anket şeklinde).

Yetkili makam, bilgi vermekle yükümlü tarafça sağlanan veriler ve yetkili makamlardan (örneğin nüfus dairesi, federal ve eyalet istatistik daireleri) alınan veriler temelinde nitelikli bir kira endeksi hazırlar.