Виписка з реєстру мешканців; подання заяви на отримання звичайної або розширеної виписки з реєстру мешканців

Одержувач інформації зобов’язаний повідомити суб’єкта даних відповідно до статті 14, пунктів 1–4 Загального регламенту про захист даних (GDPR). Виняток становлять випадки, перелічені в статті 14, пункті 5 GDPR, якщо та в тій мірі, в якій

• суб’єкт даних вже володіє цією інформацією,
• надання цієї інформації виявляється неможливим або вимагало б непропорційних зусиль,
• отримання або розкриття інформації прямо регулюється законодавством Німеччини або Європейського Союзу, якому підпорядковується відповідальний за обробку даних і яке передбачає відповідні заходи для захисту законних інтересів суб’єкта даних, або
• персональні дані відповідно до німецького законодавства або законодавства Європейського Союзу підпадають під дію професійної таємниці, включаючи статутний обов’язок щодо збереження конфіденційності.

У разі надання простої або розширеної інформації з реєстру населення обов’язок щодо надання інформації згідно зі ст. 14 GDPR також не існує, якщо

• її виконання зашкодило б юридичним інтересам, зокрема реалізації правових вимог, за винятком випадків, коли законний інтерес суб’єкта даних у виконанні обов’язку щодо надання інформації переважає.

Проста довідка з реєстру мешканців

Якщо ви шукаєте особу, ви можете подати запит на отримання простої довідки з реєстру проживання до органу реєстрації, у зоні відповідальності якого, на вашу думку, проживала особа, яку ви шукаєте. Якщо ви зможете надати достатньо конкретних відомостей про цю особу, ви отримаєте відповідну інформацію про ім’я та прізвище, науковий ступінь, поточні адреси та — у разі, якщо особа померла — про цей факт. Надання простої довідки з реєстру проживання допускається лише в тому випадку, якщо особу, щодо якої запитується довідка, можна однозначно ідентифікувати на підставі зазначених у запиті даних про прізвище, колишнє прізвище, імена, дату народження, стать або адресу, а також особа або установа, що запитує інформацію, заявляє, що не використовуватиме ці дані в рекламних цілях або для торгівлі адресами. Якщо на підставі наданих вами даних (наприклад, лише імені та прізвища) критеріям пошуку відповідають кілька осіб, надання інформації неможливе. У такому випадку орган реєстрації населення повідомить вас про це або попросить надати додаткові критерії (наприклад, дату народження).

Інформація надається лише щодо поточних імен та поточних адрес. Це означає, що якщо Ви запитуєте про місце проживання особи, яку шукаєте, у службі реєстрації, яка раніше була компетентною, то вона також надасть Вам інформацію про адресу, за якою ця особа виїхала. Перед наданням інформації орган реєстрації не зобов’язаний запитувати в новому органі реєстрації (за адресою виїзду), чи проживає там особа, яку ви шукаєте. Тому у разі кількох переїздів може знадобитися кілька запитів на отримання інформації, перш ніж ви дізнаєтеся поточну адресу особи.

Ви не отримаєте інформації, наприклад, про дівоче прізвище, попередні прізвища або дату народження.

Звісно, ви також можете подати запит на отримання інформації про групу мешканців, імена яких вам відомі (наприклад, для зустрічі випускників). Однак і в цьому випадку кожну особу має бути можливо однозначно ідентифікувати за іменем.

Просту довідку з реєстру мешканців можна отримати й в автоматизованому режимі (див. «Онлайн-процедура»). У цьому випадку вимоги до ідентифікації особи, яку шукають, є вищими: окрім назви компетентного органу реєстрації, щодо шуканої особи необхідно вказати прізвище або колишнє прізвище та принаймні одне відповідне ім’я. Крім того, щодо особи, яку шукають, необхідно вказати адресу (у разі необхідності — навіть застарілу) або ще два дані зі списку, передбаченого § 49 абз. 5 Федерального закону про реєстрацію, причому дані щодо статі та сімейного стану не можуть використовуватися разом.

Розширена інформація з реєстру реєстрації населення

Якщо ви доведете наявність обґрунтованого інтересу, вам може бути надана розширена інформація з реєстру реєстрації населення, окрім прізвища, імені, наукового ступеня, поточної адреси та, у разі необхідності, інформації про смерть особи. Звідти Ви можете отримати дані про колишні прізвища, дату та місце народження, а також, у разі народження за кордоном, країну народження, сімейний стан, поточне громадянство, колишні адреси, дати заселення та виселення, прізвища та імен, а також адресу законного представника, подружжя або цивільного партнера, дату та місце смерті, а також, у разі смерті за кордоном, країну. Поняття «законний інтерес» у цьому контексті охоплює будь-який інтерес юридичного, економічного або навіть ідеологічного характеру, який слід визнати таким, що заслуговує на захист.

Групова довідка

Інформація з реєстру реєстрації населення щодо великої кількості осіб, не зазначених іменно, може надаватися лише в разі, якщо це відповідає громадському інтересу. Під громадським інтересом слід розуміти інтерес суспільства в цілому, який слід відрізняти від інтересів окремих осіб або груп. Мова має йти про внутрішньодержавний громадський інтерес. Визначення наявності суспільного інтересу, як правило, може здійснюватися самим органом реєстрації або, у разі сумнівів, вищим наглядовим органом. Для визначення складу групи осіб можуть використовуватися лише такі дані: дата народження, стать, поточне громадянство, поточні адреси, дати заселення та виселення, а також сімейний стан. Окрім факту належності до групи, можуть повідомлятися дані щодо прізвища, імені, наукового ступеня, віку, статі, громадянства, поточної адреси та законних представників із зазначенням прізвища, імені та адреси.

Умовою надання звичайної довідки з реєстру мешканців є те, що ви не будете використовувати її в рекламних цілях або для торгівлі адресами та підтвердите це органу реєстрації.

Для отримання розширеної інформації з реєстру населення Ви повинні переконливо довести наявність законного інтересу.

Для отримання групової довідки необхідно обґрунтувати суспільний інтерес.

• якнайточніші відомості про особу, яку розшукують
  

  (Можлива комбінація таких даних: прізвище, ім’я, дата народження, попередні прізвища, стать, адреса)

• Якщо дані використовуються в комерційних цілях, про це слід зазначити. Забороняється використовувати дані з довідки з реєстру населення в комерційних цілях, якщо така мета не була вказана під час подання запиту.

• 10 євро, якщо відомості з реєстру населення можуть бути надані в письмовій формі без додаткових запитів або розслідувань
• 9,52 євро (як мінімум) за відомості з реєстру проживання через портал «Bürgerauskunft»
• до 15 євро за кожен випадок за розширені відомості з реєстру проживання або якщо для встановлення фактів необхідні запити, розслідування або звернення до документів про реєстрацію проживання, що не містяться в реєстрі проживання

Оскільки це плата за обробку запиту, заявник зобов’язаний сплатити її навіть у тому випадку, якщо особа, яку шукають, не зареєстрована, її неможливо встановити або надана інформація вже відома. 

Просимо не здійснювати попередніх переказів.

Будь ласка, не надсилайте чеки на рахунок.

Додайте до свого запиту готівку на оплату збору, інакше вам буде надіслано рахунок.

Порядок подання запитів у разі дуже частих звернень щодо даних реєстру проживання:

Установи, які дуже часто запитують інформацію з реєстру проживання (наприклад, банки, ощадні каси, колекторські агентства, адвокати та інші), можуть зареєструватися, уклавши угоду про користування онлайн-сервісом довідок з реєстру мешканців міста Ерлангена, щоб мати можливість отримувати прості довідки з реєстру мешканців онлайн та на підставі рахунку-фактури. Виставлення рахунків здійснюється раз на рік. За кожну довідку стягується плата у розмірі 8 євро. Зацікавлені особи можуть звертатися до пана Гюгеля за телефоном + (49) 09131 / 86 - 2208.

Окрім інформації про онлайн-процедури, ви також можете й надалі надсилати запити поштою або факсом.