根据《申根公约》第 45(1)(a)条，签署国承诺确保住宿设施的管理方或其授权代表采取措施，确保住宿的外国公民（包括其他缔约方和欧洲共同体其他成员国的公民）亲自填写并签署登记表，并向住宿设施的管理方或其授权代表出示有效身份证件，以表明自己的身份。

如果外国人入住住宿设施，即以商业或商务为目的的住宿设施，他们必须在抵达当天签署一份特别登记表。如果旅行团的人数超过 10 人，其中包括外国公民，这项义务只适用于导游，他必须说明外国游客的人数及其国籍。

另外，在征得被安排住宿的外国人同意的情况下，也可以通过以下方式履行这项义务：以电子方式收集所需数据，外国人在抵达当天通过特定的卡式支付交易确认数据的准确性和完整性，以便进行身份验证，或提供电子身份证明（电子身份证或具有电子身份证功能的电子居留证），或现场读取电子身份证或电子居留证上的数据，以便在不中断媒体的情况下传输表格数据。

特殊登记表包含以下数据

• 抵达日期和预计离开日期、
• 姓氏
• 姓名
• 出生日期、
• 国籍
• 地址、
• 外籍人士认可的有效护照或护照替代文件的序列号、
• 随行家庭成员/旅行团的外国同行者人数、
• 旅行团的外国同行者的国籍。

如果通过特定支付交易使用电子程序，还必须存储所用支付工具的指定分配号码。

与您同行的外籍配偶、生活伴侣和未成年子女只能在登记表上填写编号。

入住住宿设施的外国人（包括同行者）在登记时必须向住宿设施管理方或其代表出示有效身份证件（经认可的有效护照或替代护照），以表明自己的身份。

用于青少年和成人教育、培训或进修的住宿设施、仅有公司或俱乐部成员及其家庭成员住宿的公司或俱乐部之家、青年旅舍和山间小屋、公共或公众认可的青年工作组织临时占用的设施以及公共宗教团体的设施，无需填写特别登记表。

如果在住宿设施的逗留时间超过六个月，所有住宿者（包括德国国民）都必须履行一般登记义务，并在两周内向登记机构登记。如果没有在德国进行居住登记，且逗留时间超过三个月，则必须在逗留时间超过三个月后的两周内到登记机关进行登记。

在商业或营业场所的帐篷、活动房屋、大篷车或水上交通工具中过夜的人员，只要已经在德国登记，就不受一般登记义务的限制。如果某人在德国没有登记过其他住所，那么一旦其逗留时间超过三个月，就必须在两周内向登记机构登记。

无论是否需要特别登记表，一般登记义务都适用。

住宿场所管理义务：

住宿场所的管理方或其授权代表必须备有特别登记表，并努力确保相关人员履行在特别登记表上签字的义务。他们还可以提供技术设备，以电子方式履行登记义务。外国客人必须出示有效身份证件。登记表上的详细信息必须与身份证件上的信息进行核对。如有任何不符，必须在登记表上注明。如果住宿的外国客人未出示或未出示有效身份证件，则必须在登记表上注明。

如需征收旅游税、温泉税或游客税，住宿设施管理方或其授权代表必须在登记表上注明实际离境日期。这也适用于随行配偶和伴侣。

住宿设施管理方或其授权代表必须将填妥的登记表或通过电子方式收集的数据自住宿人员抵达之日起保存一年，供登记机关和其他法律指定机关检查，并应要求向其出示，防止未经授权的检查，并在保存期限届满后三个月内销毁。

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